Każde wypowiedzenie wymaga formy pisemnej, w związku z czym niedopuszczalne jest przekazanie go za pomocą e-maila, SMS-a, faksu lub telegramu. Zasadniczo wystarczy wypowiedzieć umowę, podając najbliższy zgodny z prawem termin zakończenia stosunku pracy. Pracownik może wymagać uzasadnienia jedynie w przypadku rozwiązania umowy o pracę bez zastosowania okresu wypowiedzenia (w trybie natychmiastowym), o ile pracodawca nie należy do małych przedsiębiorstw. Uzasadnienie nie musi jednak znajdować się w samym dokumencie wypowiedzenia. Dodatkowo w wypowiedzeniu powinna zostać ujęta informacja o zwolnieniu pracownika z obowiązku świadczenia pracy, jeśli taka jest wola pracodawcy. Wówczas należy również nadmienić, że pracownik zachowuje prawo do wynagrodzenia, a przysługujący mu urlop wypoczynkowy zostaje zaliczony na poczet wolnych dni w trakcie okresu wypowiedzenia.

Wypowiedzenie w normalnym trybie

Poza tym pracodawca jest zobowiązany do poinformowania zwalnianego pracownika, że powinien on aktywnie poszukiwać nowego miejsca pracy oraz zgłosić się osobiście w urzędzie co najmniej 3 miesiące przed zakończeniem zatrudnienia lub najpóźniej 3 dni po uzyskaniu informacji o zakończeniu zatrudnienia. Pozwoli to na uniknięcie blokady wypłaty zasiłku dla bezrobotnych. W przypadku wypowiedzenia w normalnym trybie stosunek pracy zostaje zakończony po upływie okresu wynikającego z przepisów ustawowych bądź postanowień zbiorowych układów pracy. Jeśli wypowiedzenie w normalnym trybie objęte jest tzw. ustawą o ochronie przed nieuzasadnionym wypowiedzeniem, na żądanie pracownika musi ono zostać odpowiednio uzasadnione. W takiej sytuacji może być ono podyktowane sytuacją firmy lub zachowaniem pracownika. Ustawa o ochronie przed wypowiedzeniem obowiązuje jedynie w zakładach zatrudniających co najmniej 10 pracowników. Dodatkowo zwalniania osoba musi nieprzerwanie pracować w danej firmie od co najmniej 6 miesięcy. Szczególne zasady wypowiedzenia umowy o pracę dotyczą następujących grup osób:

– członkowie rad zakładowych (wypowiedzenie w normalnym trybie nie jest możliwe w okresie ich kadencji oraz do roku po jej zakończeniu),

– pracownicy ze znacznym stopniem niepełnosprawności (tylko za zgodą tzw. urzędu integracyjnego – Integrationsamt),

– kobiety w ciąży (ochrona przed wypowiedzeniem obowiązuje do upływu 4 miesięcy od momentu porodu),

– pracownicy, którzy złożyli wniosek o urlop wychowawczy bądź właśnie na nim przebywają (wypowiedzenie nie jest możliwe).

Jeśli w firmie istnieje rada zakładowa, należy zasięgnąć jej opinii przed każdym wypowiedzeniem.

Wypowiedzenie w trybie nadzwyczajnym

Wypowiedzenie w trybie nadzwyczajnym może nastąpić jedynie z bardzo ważnego powodu. Nie musi on zostać koniecznie ujęty w dokumencie wypowiedzenia, jednak pracownik ma prawo domagać się niezwłocznego przedstawienia mu go na piśmie. W przypadku ewentualnej rozprawy przed sądem pracy pracodawca musi właściwie udokumentować i uzasadnić decyzję o tego rodzaju wypowiedzeniu. Wypowiedzenie w trybie nadzwyczajnym musi nastąpić w terminie dwóch tygodni od momentu wskazania jego przyczyn. Ten rodzaj wypowiedzenia zakłada wcześniejsze zastosowania łagodniejszego środka w postaci upomnienia pracownika. Nie jest to konieczne, jeżeli doszło do poważnej utraty zaufania pomiędzy pracodawcą a pracownikiem lub jeśli samo upomnienie byłoby nieskuteczną i zbyt łagodną metodą (np. w sytuacji popełnienia czynów karalnych, znieważenia pracodawcy etc.).

Wypowiedzenie w okresie próbnym

Wypowiedzenie w okresie próbnym objęte jest specjalnymi uregulowaniami, które mogą jednak obowiązywać przez maksymalnie 6 miesięcy (jest to również maksymalna długość okresu próbnego). Jeśli stosunek pracy jest później kontynuowany, obowiązują już zasady dotyczące „normalnych” stosunków zatrudnienia. Ponieważ okres próbny trwa maksymalnie 6 miesięcy, w jego trakcie nie obowiązuje ustawa o ochronie przed nieuzasadnionym wypowiedzeniem. W okresie próbnym możliwe jest wypowiedzenie umowy o pracę z zachowaniem dwutygodniowego okresu wypowiedzenia, o ile zbiorowy układ pracy nie przewiduje innych terminów. Wręczenie wypowiedzenie jest możliwe aż do ostatniego dnia okresu próbnego. Wówczas zatrudnienie ustaje 2 tygodnie po zakończeniu okresu próbnego. W umowie o pracę może zostać ustalony zarówno dłuższy, jak i krótszy okresy wypowiedzenia. Wypowiedzenie w trybie nadzwyczajnym podlega takim samym uregulowaniom zarówno w okresie próbnym, jak i w trakcie stałego zatrudnienia. Wypowiedzenie nie może być wręczone w wyjątkowo ciężkim dla pracownika momencie życia (np. dzień przed pogrzebem nagle zmarłego małżonka). Kwestia ta musi być jednak zawsze rozstrzygana indywidualnie.