Jak podaje Bitkom, przeciętny obywatel Niemiec ma w domu około 8 segregatorów, w których archiwizuje wszelkiego rodzaju dokumenty. Dobrą wiadomością w tym wszystkim jest jednak to, że nie każdy paragon trzeba w nieskończoność przechowywać, tym bardziej że cyfrowa kopia dokumentu sprzedaży jest w razie potrzeby jak najbardziej honorowana w Niemczech. Są jednak papiery, które należy zachować w oryginale przez całe życie. Oto lista najważniejszych „świstków”:

• wszelkie akty: urodzenia, chrztu, małżeństwa/rozwodu, apostazji, 
• testament, stwierdzenie nabycia spadku, akty zgonu krewnych, 
• orzeczenia lekarskie, 
• dyplom zawodowy, świadectwo ukończeniu szkoły/kursu, świadectwo pracy,
• dokumenty potrzebne do obliczenia emerytury,
• karta ubezpieczenia społecznego [niem. Sozialversicherungsausweis],
• akt własności domu/mieszkania/nieruchomości,
• polisa ubezpieczeniowa na życie.

Dla tych dokumentów obowiązuje bezwzględny zakaz wyrzucania. Co można, a nawet powinno się zrobić, to zdigitalizowanie tego typu dokumentów na wypadek sytuacji awaryjnych i przechowywanie ich dodatkowo w zaszyfrowanej formie elektronicznej. 

Ograniczony czas przechowywania

Istnieją dokumenty, które są ważne i powinny być przechowywane przez określony czas, po którego upływie można je wyrzucić. Należą do nich:

• umowa o pracę: należy zachować ją do momentu podjęcia następnej pracy, potem wystarczy kopia cyfrowa,
• dokumentacja finansowa: powinna być przechowywana przynajmniej przez cały okres trwania umów finansowych.

Przechowywanie przez 30 lat:

• wyrok sądowy,
• nakaz sądowy,
• akta spraw,
• dokumenty o zajęciu majątku, upadłość osobista.

Przechowywanie przez 11 lat:

• decyzje podatkowe (w formie cyfrowej).

Przechowywanie przez 10 lat:

• dokumenty związane z najmem (forma cyfrowa),
• faktura za naprawy podczas trwania najmu lub przed jego podjęciem (forma cyfrowa).

Przechowywanie przez 5 lat:

• faktury za nową budowę lub przebudowę/remont (forma cyfrowa).

Przechowywanie przez 3 lata:

• wyciągi z konta (cyfrowe),
• faktury, rachunki — obowiązuje tu okres przedawnienia (cyfrowe),
• umowa najmu i protokół zdawczo-odbiorczy do 3 lat po wyprowadzce — również obowiązuje okres przedawnienia (cyfrowe),
• dowód ubezpieczenia (do 3 lat po zakończeniu umowy, zwykle wystarcza wersja cyfrowa).

Przechowywanie przez 2 lata:

• faktury za naprawy z tytułu roszczeń gwarancyjnych (cyfrowa forma),
• wszelkie rachunki powstałe wokół własnego domu/mieszkania (cyfrowe),
• umowy sprzedaży (cyfrowe),
• paragony (cyfrowe).

Przechowywanie przez 1 rok po otrzymaniu decyzji podatkowej:

• potwierdzenie darowizny (cyfrowe),
• wyciąg bankowy, na którym widnieją zyski kapitałowe (cyfrowy),
• zaświadczenie o podatku od wynagrodzenia [niem. Lohnsteuerbescheinigung] (cyfrowe),
• lista płac (cyfrowa).

Źródło: Focus