Nagana, czyli Abmahnung w Niemczech jest zasadniczo podstawą późniejszego wypowiedzenia umowy o pracę uzasadnionego zachowaniem pracownika (niem. verhaltensbedingte Kündigung). Oznacza to, że jeśli pracodawca chce zwolnić zatrudnionego, ponieważ przykładowo ciągle się spóźnia, zbyt późno przedkłada zaświadczenia lekarskie lub zachowuje się niestosownie w stosunku do innych pracowników, może to zrobić tylko, jeśli zganił z tego powodu pracownika już wcześniej. Zwolnienie uzasadnione zachowaniem pracownika jest bowiem ostatecznością. Nagana musi poprzedzić także nadzwyczajne wypowiedzenie umowy (niem. außerordentliche Kündigung).

Zwolnienie ze skutkiem natychmiastowym może nastąpić tylko, gdy wiadomo, że pracownik nie zmieni swojego zachowania lub naruszenie obowiązków w miejscu pracy jest bardzo poważne. Nagana jest zbędna także w przypadku bardzo małych zakładów, gdzie ustawa o ochronie pracowników przed nieuzasadnionym wypowiedzeniem umowy (niem. Kündigungsschutzgesetz) nie ma zastosowania.  

W jakiej formie pracodawca musi nałożyć naganę?

Nagana, czyli Abmahnung ma dwie funkcje: ma ganić za naruszenie umowy oraz jednocześnie ostrzec pracownika przed zwolnieniem. Złe zachowanie musi być jak najdokładniej opisane. Jednocześnie nagana musi zawierać informację o tym, że zachowanie było niezgodne z umową o pracę i nie będzie w przyszłości tolerowane. Pracodawca musi także wyjaśnić, że kolejny tego typu czyn poprowadzi do zakończenia stosunku pracy. Jeśli zabraknie tego ostrzeżenia, ma miejsce zwykłe upomnienie, którego skutkiem nie może być zwolnienie.

Zasadniczo pracodawca może zdecydować się na słowną naganę. Jednak dla posiadania dowodów powinien ją spisać lub wypowiedzieć przynajmniej w obecności świadków. Pracodawca powinien zażądać także potwierdzenia przyjęcia ostrzeżenia przez pracownika do zrozumienia. Naganę może nałożyć także bezpośredni przełożony, który jednak nie ma prawa do wypowiedzenia umowy.

Nagana nie jest ograniczona czasowo, powinna jednak nastąpić wskutek aktualnych wydarzeń. Oznacza to, że w przypadku przykładowo notorycznych spóźnień pracodawca daje od razu do zrozumienia, że nie akceptuje takiego zachowania. W innym przypadku może stwarzać pozory, że zachowanie to jest dopuszczane.

Kiedy nagana prowadzi do zwolnienia?

Nagana prowadzi do zwolnienia, jeśli zganiony pracownik ponownie naruszy warunki umowy. Oznacza to, że pracownik zganiony za zbyt późne przedłożenie zaświadczenia lekarskiego, nie może zostać zwolniony za zbyt długie przebywanie na przerwie obiadowej.

Jeśli nagana miała miejsce jakiś czas temu, a pracownik poprawił swoje zachowanie, zwolnienie nie może nastąpić po kolejnym naruszeniu obowiązku.

Ile można otrzymać nagan?

Zasadniczo do zwolnienia wystarczy otrzymać wcześniej jedną naganę. Jeśli pracodawca zdecyduje się jednak nałożyć ich więcej, przy wypowiedzeniu umowy te mogą być już nieaktualne. By zwolnienie było zgodne z prawem, pracodawca musi przy ostatniej naganie podkreślić, że kolejne takie zachowanie będzie skutkowało wypowiedzeniem umowy.

Pracownik nie musi przyjmować nieuzasadnionych nagan. Jeśli został więc zganiony z nieprawdziwych powodów, powinien złożyć swoją wersję wydarzeń. Dokument ten trafi do akt personalnych pracownika. Jeśli zatrudniony ma rację, ma prawo do usunięcia informacji o naganie z danych personalnych. Możliwe jest postępowanie sądowe przeciwko otrzymanej naganie.