Często powtarzany jest argument, iż po upływie dwóch lat upomnienie traci ważność i z tego powodu powinno zniknąć z akt osobowych. Jednak zgodnie z prawem uzasadnione upomnienie nigdy nie traci ważności. Jeżeli pracownik zmienił swoje zachowanie i nie dopuścił się kolejnych uchybień, upomnienie traci niejako moc sprawczą i nie może być już podstawą do rozwiązania stosunku pracy. Wskutek tego nie staje się ono jednak zupełnie nieważne i w dalszym ciągu może pozostać w aktach osobowych. Jeśli pracownik nie dopuścił się żadnych kolejnych przewinień, po upływie dwóch lat ma on spore szanse przeforsować usunięcie upomnienia z akt osobowych na drodze sądowej. Taka opcja wchodzi w rachubę, jeśli dalsze przechowywanie dokumentu nie jest związane z uzasadnionym interesem pracodawcy.
Czy bezpodstawne upomnienie podlega usunięciu z akt osobowych?

Jeśli upomnienie nie jest zasadne, podlega ono usunięciu z akt osobowych na żądanie pracownika. Z poprawnie sporządzonego upomnienia jasno musi wynikać, jakie zachowanie pracownika jest piętnowane. Jeśli na upomnienie składa się szereg zachowań, wszystkie powinny zostać wypunktowane i dokładnie opisane. Poza tym należy jasno określić sankcje grożące pracownikowi w przypadku powtórzenia danego zachowania. To pracodawca podejmuje decyzję, czy w razie popełnienia danego uchybienia konieczne jest wręczenie upomnienia. Z kolei ocena zasadności upomnienia pod względem prawnym jest już uzależniona od konkretnego przypadku.

Ważne:

Jeśli upomnienie okazuje się niewłaściwe z przyczyn formalnych i musi zostać usunięte z akt osobowych, pracownik nie może wychodzić z założenia, iż podlegające upomnieniu zachowanie nie stanowi już powodu do ewentualnego rozwiązania stosunku pracy przez pracodawcę. Prawo nie definiuje niestety pojęcia „przyczyn formalnych”. Upomnienie na pewno jest niezgodne z prawem, jeśli opisane w nim fakty i okoliczności mijają się z prawdą, jego treść jest niejasna i niejednoznaczna lub naruszona zostaje tzw. zasada adekwatności.

Kiedy można usunąć z akt osobowych uzasadnione upomnienie?

Jak już wspomniano wcześniej, uzasadnione upomnienie z reguły nie traci swej ważności po upływie określonego czasu, w związku z czym nie podlega automatycznemu usunięciu z akt osobowych. W wyroku z 19.07.2012 Federalny Sąd Pracy stwierdził jednak, że w przypadku wypowiedzenia umowy o pracę spowodowanego zachowaniem pracownika nie można się powoływać na upomnienie wręczone mu dwa czy trzy lata wcześniej. Upomnienie może jednak nadal być istotne z innych względów, jak np. przy obsadzaniu nowego stanowiska w firmie czy planowanego przeniesienia pracowników do innych filii firmy. Decyzje o usunięciu upomnienia po dłuższym okresie (co najmniej dwa do trzech lat) sądy podejmują indywidualnie w każdym z przypadków. Decydującą rolę odgrywają przy tym następujące czynniki:

• Rodzaj uchybienia, które podlegało upomnieniu
  Im cięższa była waga danego przewinienia, tym dłuższy jest okres, w którym zdaniem sądu przechowywania upomnienia w aktach będzie zasadne.
• Zachowanie pracownika po otrzymaniu upomnienia
  Jeśli w okresie po otrzymaniu upomnienia pracownik nie dopuścił się dalszych uchybień, szansa na zgodę sądu na usunięcie dokumentu z akt jest o wiele większa niż w sytuacji, gdy pracownik otrzymał później kolejne upomnienia (nawet jeśli dotyczyły one innego rodzaju przewinień).

Usunięcie upomnienia z akt osobowych po ustaniu stosunku pracy

W czasie trwającego stosunku pracy pracownik ma prawo domagać się usunięcia upomnienia z akt osobowych, jeśli było ono bezzasadne. Prawo to niekoniecznie musi istnieć jednak już po ustaniu stosunku zatrudnienia. Aby to zrozumieć, warto zastanowić się nad rolą, jaką odgrywa upomnienie. Ma ono wskazać konkretne uchybienie, zażądać zachowania respektującego warunki umowy o pracę oraz przestrzec przed grożącymi konsekwencjami w razie ponownego dopuszczenia się danego czynu. Wszystkie te aspekty tracą jednak swój sens, jeśli pracownik nie jest już zatrudniony w danym przedsiębiorstwie. Z tego powodu były pracownik może żądać usunięcia upomnienia z akt osobowych tylko w absolutnie wyjątkowych sytuacjach. Musi on też wówczas udowodnić, że pozostawienie dokumentu w aktach po ustaniu stosunku zatrudnienia będzie dla niego jawnie niekorzystne.