Mowa na przykład o parkingach, stacjach benzynowych, bibliotekach, drogach dojazdowych na teren firmy, czy halach zakupów w supermarketach. Do niepublicznych, objętych szczególną ochroną prywatności miejsc, w których stosowanie monitoringu jest zabronione, należą między innymi toalety, szatnie i pomieszczenia socjalne. Jednak również w przypadku miejsc publicznych pracodawca powinien jasno zakomunikować stosowanie monitoringu. Z reguły odbywa się to za pomocą odpowiednich szyldów i oznaczeń, zawierających także informację, kto jest odpowiedzialny za monitoring. Jeżeli dana firma posiada radę zakładową, powinna ona zostać poinformowana o zamiarze wprowadzenia monitoringu.

Stosowanie monitoringu możliwe tylko w przypadku uzasadnionego interesu

Uzasadnionym interesem może być na przykład konieczność ochrony firmy. Jeśli na przykład w hali produkcyjnej przetwarzane są wartościowe surowce/materiały, właściciel zakładu może uznać za uzasadniony interes ochronę przed kradzieżami i z tego powodu zainstalować monitoring. Mimo to prawa osobiste pracowników powinny być chronione najlepiej, jak to możliwe. Pozostałe miejsca pracy, niebiorące udziału w procesie obróbki cennych materiałów, nie mogą więc podlegać monitorowaniu. Optymalnym rozwiązaniem dla pracodawcy może być wówczas instalacja wielu kamer, które na zmianę nagrywają obraz z różnych perspektyw, nie monitorując przy tym stale wszystkich pracowników. Firma musi też mieć pewność, iż w celu kontroli nie można zastosować mniej inwazyjnych od monitoringu środków. Zapobiegać kradzieżom można przecież także za pomocą kontroli przy wejściu na halę, jak również poprzez surowe wytyczne, nakazujące przechowywanie materiałów w zamkniętym pomieszczeniu i wydawanie ich jedynie za pokwitowaniem. Przed wprowadzeniem monitoringu należy ocenić, jak wysokie mogą być straty spowodowane kradzieżą, a z drugiej strony, jak radykalna będzie ingerencja w prawa osobiste monitorowanych.

Jawny i ukryty monitoring

W przypadku każdego monitoringu możemy wyróżnić ukrytą oraz jawną kontrolę. Ukryty monitoring w Niemczech dopuszczalny jest wyłącznie w wyjątkowych sytuacjach i może być stosowany w nienależących do przestrzeni publicznej pomieszczeniach (np. biuro wyłączone z obsługi klientów) jedynie w ściśle wyznaczonym czasie. Zawsze musi istnieć ważna przyczyna uzasadniająca podjęcie takiego kroku. Jednakże nawet wtedy można go zastosować wyłącznie pod warunkiem, że jest on jedynym możliwym środkiem. Ma to jeszcze większe znaczenie w sytuacji, gdy monitoring miałby odbywać się poza miejscem pracy – np. w przypadku podejrzenia, że pracownik bezpodstawnie przebywa na zwolnieniu lekarskim. Wynajęcie detektywa, który z ukrycia nagrałby materiał video z rzekomo chorym pracownikiem pełną parą remontującym dach swojego domu, mogłoby zostać uznane przez sąd za zbyt radykalną metodę kontroli. W tym przypadku bezpodstawne przebywanie na zwolnieniu z powodzeniem można udokumentować za pomocą fotografii, będących o wiele „łagodniejszym” środkiem.

Podsłuchiwanie pracowników w Niemczech to czyn karalny

Całkowicie zakazane jest nagrywanie dźwięku w ramach monitoringu. Za tego rodzaju naruszenie poufności rozmów grozi kara pozbawienia wolności do lat trzech. Nagrania rozmów służące kontroli pracowników są jednak dopuszczalne w przypadku rozmów służbowych. Zgodę na nagranie musi jednak wyrazić pracownik oraz osoba znajdująca się po drugiej stronie słuchawki. W większości przypadków niedozwolony jest monitoring służbowego komputera. Jeśli jednak w umowie o pracę widnieje zakaz korzystania z komputera w celach prywatnych nawet w czasie przerw, a pracodawca regularnie informuje o nim oraz sankcjach związanych z jego złamaniem, dopuszczalna jest wyrywkowa kontrola historii przeglądanych stron oraz wychodzących maili.

Kolejną metodą kontrolowania pracowników jest GPS. Wiele firm korzysta z niego, by lepiej zarządzać swoim personelem i pojazdami. Poza wyjątkowymi sytuacjami, jak np. konwojowanie gotówki, trudno jednak wyobrazić sobie, by stała kontrola za pomocą GPS mogła być powodowana uzasadnionym interesem, którego waga byłaby istotniejsza od praw osobistych zatrudnianego personelu. Nawet wtedy, gdy pracodawca posiada pisemną zgodę pracownika, kontrola za pomocą GPS dozwolona jest wyłącznie w godzinach pracy. Jeśli dana osoba wykorzystuje służbowy samochód również do celów prywatnych, zadaniem pracodawcy jest znalezienie rozwiązania, które pozwoli monitorować jedynie służbowe podróże. Wniosek jest jeden – kontrolowanie pracowników wcale nie jest prostą sprawą!