Zasadniczo pracodawca zobowiązany jest zagwarantować pracownikowi pensję brutto. Strony umowy o pracę mogą jednak ustalić, iż leżąca po stronie pracownika część podatku dochodowego oraz składek na ubezpieczenie społeczne zostanie przejęta przez pracodawcę. Tego typu ustalenie wynagrodzenia netto również jest dopuszczalne, niemniej jednak krok ten powinien zostać dobrze przemyślany.

Dwa odrębne pojęcia

Uzgodnienie wynagrodzenia netto to rodzaj umowy pomiędzy stronami związanymi stosunkiem pracy. Zgodnie z jej postanowieniem pracodawca przyznaje pracownikowi „dodatkowe” wynagrodzenie, opłacając leżący po stronie kosztów pracownika podatek dochodowy (zgodnie z decyzją Federalnego Trybunału Finansowego nr VI B 144/12 z 25 października 2013). Wyróżniamy tzw. rzeczywiste oraz pochodne ustalenie wynagrodzenia netto. W przypadku tego pierwszego zmiany w wysokości podatku dochodowego oraz składek na ubezpieczenie społeczne nie mają wpływu na ustaloną wysokość pensji netto. Pracownik otrzyma więc – niezależnie od zmian podatkowo-ubezpieczeniowych – wynagrodzenie netto w tej samej, uzgodnionej wcześniej wysokości. Ryzyko pojawia się jednak po stronie pracodawcy, dla którego zmiany mogą okazać się zarówno pozytywne (w przypadku obniżenia wysokości składek), jak i negatywne (wyższe składki = wyższe koszty). W przypadku tzw. pochodnego ustalenia wynagrodzenia netto wysokość pensji netto uzgadniania jest na dzień zawarcia umowy. W praktyce oznacza to, iż późniejsze zmiany w zakresie wysokości podatków i składek mają bezpośredni wpływ na jej wysokość.

Z perspektywy prawa podatkowego

Poprzez ustalenie wynagrodzenia netto pracodawca przejmuje na siebie składki i podatki, potrącane normalnie z wynagrodzenia pracownika. Dla urzędu skarbowego jednostką zobowiązaną do płacenia podatku dochodowego w dalszym ciągu pozostaje jednak pracownik. Wynika z tego, iż to pracownik zachowuje prawo do ewentualnego zwrotu nadpłaconego podatku. Aby uniknąć sytuacji, w której pracodawca odprowadza za pracownika podatek wyższy od wymaganego, częstym rozwiązaniem jest umowne odstąpienie na rzecz pracodawcy prawa do ewentualnego zwrotu podatku. Jeśli na podstawie takiego odstąpienia podatek dochodowy pracownika „wróci” do pracodawcy, dojdzie do pomniejszenia podlegającego opodatkowaniu wynagrodzenia w roku, w którym ów zwrot nastąpił. Zwrot taki, zgodnie z orzeczeniem Federalnego Trybunału Finansowego nr VI R 29/06 z 30 lipca 2009 roku będzie miał jednak wpływ na pomniejszenie wynagrodzenia brutto, a nie bieżącego wynagrodzenia netto.

Z perspektywy ubezpieczenia społecznego

Przejęty przez pracodawcę podatek dochodowy i kościelny, jak również tak zwany podatek solidarnościowy oraz składki pracownika na ubezpieczenie społeczne, stanowią dodatkowe wynagrodzenie, które podlega oskładkowaniu zgodnie z par. 14 ust. 2 wers 1 IV księgi Kodeksu socjalnego. W celu ustalenia wysokości ustawowych potrąceń oraz umieszczenia właściwych danych w zgłoszeniach do organów ubezpieczenia emerytalnego należy dokonać przeliczenia wynagrodzenia netto na pensję brutto. 

Podatek hipotetyczny – ustalenie wynagrodzenia netto w przypadku oddelegowania do pracy za granicą

Jeśli zamieszkały na terenie kraju pracownik zostanie oddelegowany przez swojego krajowego pracodawcę do pracy za granicą – na przykład do tak zwanej spółki córki – otrzymywane przez niego wynagrodzenie netto zasadniczo nie powinno ulec pomniejszeniu. Z tego powodu na czas oddelegowania w miejsce wynagrodzenia brutto często dokonuje się uzgodnienia pensji netto. Celem tego jest wypłacanie pracownikowi takiej samej kwoty netto jak przed oddelegowaniem. Przy tym dokonuje się tzw. hipotetycznych ustaleń. W przypadku podatku hipotetycznego (Hypotax) nie chodzi jednak o rzeczywisty podatek, lecz o pewną wielkość obliczeniową. Podatek ten z reguły odpowiada wysokości podatku kraju macierzystego – w przypadku działalności zawodowej pracownika na terenie kraju. Podczas wykonywania obowiązków zawodowych za granicą potrącany jest on z wynagrodzenia pracownika. Z drugiej strony pracodawca przejmuje na siebie wysokość faktycznie powstałych podatków, obciążających pracownika w związku z wykonywaniem przez niego pracy poza granicami kraju.