Na początek dobra wiadomość: pracownik ma prawo do wyboru terminu urlopu według własnego uznania (zgodnie z par. 7 federalnej ustawy o urlopie wypoczynkowym). Pracodawca zobowiązany jest zaaprobować tę decyzję, a prawo do odmowy udzielenia urlopu przysługuje mu wyłącznie wtedy, gdy przemawiają za tym istotne przyczyny wynikające z sytuacji przedsiębiorstwa.
Kiedy szef może odmówić udzielenia urlopu?
Mogą to być między innymi następujące powody: konieczność terminowej realizacji zlecenia, niedobory kadrowe podczas okresów wzmożonej działalności przedsiębiorstwa, nagłe wystąpienie zwiększonego zapotrzebowania produkcji, czynności związane z bilansem rocznym, z góry ustalona przerwa w działaniu firmy czy też niedobory kadrowe spowodowane chorobą któregoś z pracowników wykonujących podobne obowiązki. Równie istotne mogą być też plany urlopowe innych pracowników, mających pierwszeństwo z socjalnego punktu widzenia. Odrzucając wniosek o urlop, pracodawca musi podać konkretne przyczyny. Nie mogą one być stanem ciągłym, ponieważ zgodnie z par. 1 federalnej ustawy o urlopie wypoczynkowym pracownik ma prawo do urlopu, wynoszącego co najmniej 24 dni robocze (bez wliczania niedziel i dni świątecznych) w danym roku kalendarzowym. Jeśli pracodawca odrzuca wniosek o urlop, powołując się na istotne przyczyny wynikające z sytuacji przedsiębiorstwa, bezwzględnie musi udzielić go w innym terminie.
Czy istnieją pracownicy mający pierwszeństwo przy udzielaniu urlopów?
Tak, jednak nie można mówić o roszczeniach prawnych do tego typu pierwszeństwa. Przy udzielaniu urlopu pracodawca musi wziąć pod uwagę zarówno interesy przedsiębiorstwa oraz sprawy socjalne, jak i plany urlopowe wszystkich pracowników. Pierwszeństwo przysługuje osobom, które po raz pierwszy w danym roku wykorzystują swój urlop wypoczynkowy. Poza tym uwzględniane są takie czynniki jak np. wiek i związane z nim potrzeby wypoczynku, czy też stan rodzinny pracownika, którego dzieci w danym momencie mają na przykład ferie szkolne. Nie oznacza to jednak, że młodzi bezdzietni pracownicy nigdy nie mogą otrzymać urlopu w czasie wakacji. Jeśli przez kilka lat z rzędu „pozostawali w tyle”, tak samo jak starsi pracownicy posiadający rodzinę uprawnieni są do skorzystania z urlopu w okresie wakacyjnym. W kwestiach spornych pracodawca powinien zwrócić się o opinię do rady zakładowej, jeśli takowa istnieje w jego firmie. W ostatecznym przypadku swojego prawa do skorzystania z urlopu w czasie wakacji można również dochodzić na drodze sądowej.
Czy już udzielony urlop nie podlega odwołaniu?
Zasadniczo tak. Urlop uznaje się za udzielony, jeśli pracodawca pisemnie wyraził na niego zgodę. Późniejsze zmiany są możliwe jedynie wtedy, gdy zostaną wprowadzone za porozumieniem pracodawcy i pracownika. Jeśli po wcześniejszym udzieleniu urlopu pojawią się nagle istotne przyczyny wynikające z sytuacji firmy, wobec których pracodawca chciałby cofnąć swoją zgodę, może to nastąpić jedynie za przyzwoleniem pracownika. Szef nie może więc tak po prostu anulować udzielonego wcześniej urlopu. Istnieją jednak pewne wyjątki. W przypadku katastrofy lub nagłej absencji znacznej ilości pracowników, która poważnie zagrażałaby funkcjonowaniu przedsiębiorstwa, pracodawca może zmienić termin urlopu pracownika bez jego wyraźnej zgody. W tak wyjątkowych przypadkach może on nawet odwołać pracownika z trwającego już urlopu, jednak musi ponieść wszelkie związane z tym koszty.
Wykluczone jest jednak, by pracodawca w ten sposób rozporządzał cały rocznym urlopem pracownika. Zgodnie z orzecznictwem Federalnego Sądu Pracy pracownik ma prawo do swobodnego rozdysponowania przynajmniej 2/5 swojego rocznego urlopu.
Czy pracodawca może zobowiązać pracownika do wybierania urlopu w częściach?
Tak, jest to możliwe, jednak fakt ten musi być podyktowany istotnymi czynnikami wynikającymi z sytuacji przedsiębiorstwa, które muszą zostać jasno uargumentowane przez pracodawcę. W żadnym razie nie jest możliwe podzielenie przez pracodawcę rocznego urlopu pracownika na pojedyncze dni. Zgodnie z federalną ustawą o urlopie wypoczynkowym pracodawca powinien udzielać urlopu wypoczynkowego w sposób łączny, w wymiarze co najmniej 12 dni roboczych (wraz z sobotami). Istnieją jednak pracownicy, którzy wolą dzielić swój urlop na większą ilość części. Zasadniczo jest to możliwe, jednak pracodawca powinien uprzedzić pracownika, iż będzie to związane ze zmniejszonymi efektami wypoczynku.
Czy pracodawca może zobowiązać pracownika do przedłożenia planu rocznego urlopu wypoczynkowego do końca pierwszego kwartału?
W wielu firmach wraz z końcem roku lawinowo spływają wnioski pracowników o pozostałe im dni rocznego urlopu wypoczynkowego, ponieważ zapomnieli wybrać go w terminie. Może to prowadzić do pewnych problemów organizacyjnych. W związku z tym niektórzy pracodawcy wymagają od personelu przedstawienia planu obejmującego cały urlop wypoczynkowy do końca pierwszego kwartału danego roku. Nie istnieje jednak żaden przepis, który by ich do tego uprawniał. W przypadku dużego natężenia wniosków urlopowych i mogących z tego wyniknąć niedoborów kadrowych szef może jedynie odmówić udzielenia urlopu. Skutkować to będzie faktem, że pozostały urlop zostanie przeniesiony na kolejny rok kalendarzowy.
Kiedy przepada niewykorzystany urlop?
Prawo do niewykorzystanego urlopu za poprzedni rok przepada w nowym roku kalendarzowym, jeśli umowa o pracę lub zbiorowy układ pracy nie stanowią inaczej oraz gdy urlop nie został wykorzystany, ponieważ pracownik zwyczajnie o nim zapomniał. Jeśli pracownik nie mógł wykorzystać pozostałego urlopu z powodu choroby lub w związku z wewnętrzną sytuacją firmy, prawo do niego przechodzi na kolejny rok. Zaległy urlop musi zostać wykorzystany do 31 marca następnego roku. Istnieją jednak dwa wyjątki od tej reguły. Jeśli zachorowanie wykracza poza okres pierwszego kwartału, zaległy urlop wypoczynkowy nie ulega przedawnieniu. Po wyzdrowieniu pracownik powinien go jednak jak najszybciej wykorzystać. Nie jest możliwe przekładanie takiego urlopu w nieskończoność, gdyż – zgodnie z orzeczeniem Federalnego Sądu Pracy – prawo do niego przepada najpóźniej w roku kalendarzowym, w którym pracownik powrócił do pracy po zwolnieniu lekarskim. Drugim przypadkiem, w którym zaległy urlop zachowuje swą ważność również po upływie pierwszego kwartału, jest sytuacja, gdy do 31 grudnia poprzedniego roku pracownik zatrudniony był w danej firmie krócej niż 6 miesięcy i nie mógł wykorzystać przysługującego mu urlopu z powodu okresu próbnego. Wtedy może on wykorzystać zaległy urlop do końca nowego roku kalendarzowego.
Czy można otrzymać ekwiwalent pieniężny za niewykorzystany urlop?
Nie, zgodnie z federalną ustawą o urlopie wypoczynkowym nie jest możliwe otrzymanie ekwiwalentu pieniężnego w zamian za przysługujący urlop. Jedynym wyjątkiem od tej reguły jest sytuacja, gdy pracownik nie może wykorzystać całości lub części przysługującego mu urlopu z powodu rozwiązania stosunku pracy między nim a pracodawcą. W takim przypadku przysługuje mu ekwiwalent za niewykorzystany urlop wypoczynkowy.
