Rachunki najlepiej zatrzymać na okres trwania gwarancji, czyli najczęściej dwa lata. Jednak nie dotyczy to wszystkich zakupów. Meble, elektronika, biżuteria należą do ubezpieczonych sprzętów domowych. Oznacza to, że paragony zakupu należy zatrzymać na cały okres ich użytkowania. Naprawde stare rachunki czy wyciągi z koszą zaliczają się z kolei do tej grupy, która racze nie powinna zalegać w szufladzie. Bardzo ważnym dokumentem jest przykładowo dowód ubezpieczenia społecznego (Sozialversicherungsnachweis), który należy zachować aż do przejścia na emeryturę.

Okresy przechowywania dokumentów dla osób prywatnych:

Całe życie:
– dokumenty wydane przez urząd stanu cywilnego (akt urodzenia, akt małżeństwa, akt zgonu członków rodziny),
– świadectwa szkolne i ukończenia studiów, świadectwa kwalifikacji zawodowych,
– orzeczenia lekarskie,
– dowody posiadania nieruchomości mieszkaniowych.

Przynajmniej do przejścia na emeryturę:
– dokumenty potwierdzające przebieg pracy zawodowej (przykładowo umowy o pracę, zwolnienia, obliczenia płacy, dowody ubezpieczenia społecznego).

Na cały okres trwania:
– dokumenty ubezpieczeniowe dotyczące wszystkich zawartych polis,
– dokumenty dotyczące produktów finansowych i ubezpieczeniowych (przykładowo ubezpieczenie na życie czy plany oszczędnościowe).

Przez cały okres użytkowania:
– dowody ubezpieczenia wyposażenia domu (przykładowo paragon zakupu mebli, sprzętu elektronicznego czy biżuterii).

Przez 30 lat:
– wyroki sądowe, nakazy zapłaty, dokumentacja kredytowa.

Przez 6 lat:
– decyzje podatkowe, dostarczona dokumentacja podatkowa (dotyczy podatników, których suma przychodów przekracza 500 tys. euro na rok kalendarzowy).

Przez 4 lata:
– wyciągi z konta lub potwierdzenia przelewów.

Przez 3 lata:
– stare umowy najmu, pokwitowanie wpłaty kaucji, protokoły zdawczo-odbiorcze.

Przez 2 lata:
– paragony (okres gwarancji wynosi najczęściej 2 lata)
– rachunki od rzemieślników i firm usługowych (wyjątkowo 5 lat przy budowie budynków)

Dobrym pomysłem jest tworzenie kopii ważnych dokumentów i przechowywanie ich w innym miejscu niż oryginały. By zabezpieczyć się przed ich zniszczeniem w pożarze czy włamaniu, najlepiej skorzystać ze skrytek bankowych. Pośród dokumentów powinna znaleźć się tam także lista wszystkich cennych przedmiotów wyposażenia wnętrz. W przypadku szkody ułatwi ona ubezpieczycielowi określenie wysokości strat. Bardzo modne w ostatnim czasie stało się przechowywanie jedynie oryginałów dokumentów w papierowej formie, kopie mają zaś formę cyfrową. Jednak regulacje prawne wymagają dodatkowej archiwizacji niektórych dokumentów jak dokumentów emerytalnych, zaświadczeń o zarobkach czy polis ubezpieczeniowych.

Osoby, które wynajmują fachowców do małych napraw czy też remontu w domu, bardzo często szybko pozbywają się rachunku za usługę. Wielu nie zdaje sobie jednak sprawy, że według ustawy o podatku obrotowym (Umsatzsteuergesetz) zleceniodawcy są zobowiązani do przechowywania rachunków przez 2 lata, a przy budowie domów nawet 5 lat.

Złodzieje oraz oszuści bardzo często szukają prywatnych informacji czy danych o swoich ofiarach. Starych dokumentów lepiej nie wyrzucać po prostu do kosza, a raczej skorzystać z niszczarki. Warto też regularnie przeglądać wszystkie dokumenty i pozbywać się tych, których nie trzeba już przechowywać. Najlepiej zarezerwować sobie szufladę czy dwie na wszystkie papiery i odpowiednio je posegregować. W najgorszym wypadku trzeba będzie spędzić kilka minut na znalezienie odpowiedniego dokumentu.