Poza tym może ono być najwyżej drugą imprezą integracyjną w roku. Jeśli jednak pracodawca jest zbyt hojny, urząd skarbowy będzie się domagał podatku od wynagrodzenia! Firmowe spotkanie bożonarodzeniowe to rodzaj podziękowania dla pracowników i z tego powodu wielu pracodawców z końcem roku sięga głęboko do kieszeni, tym bardziej że koszty tej imprezy podlegają odliczeniu podatkowemu. Korzyść ta związana jest jednak z szeregiem wymagań.

Ważne warunki

Wystarczy, by świąteczny poczęstunek w kręgu pracowników nie spełnił tylko jednego z nich, a koszty imprezy zostaną uznane za stanowiące wymierną wartość pieniężną (niem. geldwerter Vorteil). W takiej sytuacja pracodawca będzie zobowiązany do zapłaty podatku od wynagrodzenia oraz odprowadzenia ewentualnych składek na ubezpieczenie społeczne. Utracie ulegnie również możliwość odliczenia VAT-u z faktur. A spotkanie bożonarodzeniowe jest zwolnione z podatku pod następującymi warunkami: koszty w przeliczeniu na pracownika nie mogą przekroczyć 110 euro, jest to najwyżej druga z kolei impreza firmowa w roku oraz na spotkanie muszą zostać zaproszeni wszyscy pracownicy danej jednostki organizacyjnej, oddziału, filii etc.

110 euro – dopuszczalny limit (Freigrenze) staje się kwotą wolną od podatku (Freibetrag)

Od 2015 roku limit 110 euro stanowi kwotę wolną od podatku. Wcześniej, do 2014 roku, koszty spotkania bożonarodzeniowego w całości podlegały opodatkowaniu, jeśli przekroczona została kwota 110 euro na osobę. Ustawodawca złagodził te zasady i obecnie w przypadku przekroczenia wyżej wymienionej sumy pracodawca musi opodatkować jedynie część kwoty wykraczającą ponad 110 euro. Zaostrzeniu uległy jednak pozostałe reguły.

Kwota 110 euro na osobę musi zawierać w sobie wszelkie koszty imprezy. W 2013 roku Federalny Trybunał Finansowy orzekł, iż uwzględnieniu podlegają jedynie usługi/świadczenia, podlegające bezpośredniej konsumpcji przez uczestników spotkania. W 2015 zasady te zostały sformułowane jeszcze dosadniej: oprócz jedzenia i napojów do łącznej sumy zaliczają się też inne koszty, dzielone przez liczbę uczestników – mowa o wynajmie sali, obsłudze (np. kelnerzy), występie artystycznym (np. wynajęcie DJ-a), wynagrodzeniu event managera, a także własnych pracownikach, którzy zostali oddelegowani do przygotowania imprezy.

Uwaga!

W przypadku 110 euro chodzi o kwotę brutto. Kwota netto na osobę może więc wynieść maksymalnie 92,44 euro. Łączną cenę imprezy wraz z podatkiem VAT pracodawca dzieli przez liczbę uczestników. Federalny Trybunał Finansowy orzekł w 2013 roku, że uwzględnieniu podlegają nie tylko pracownicy, lecz wszyscy uczestnicy spotkania. Niestety, ustawodawca zmienił tę zasadę na niekorzyść przedsiębiorców. Koszty spotkania bożonarodzeniowego można obecnie dzielić jedynie przez liczbę uczestników będących jednocześnie pracownikami firmy.

Uczestnikami są tylko faktycznie obecne osoby

Przez długi czas było niejasne, czy należy wliczać również pracowników, którzy zostali zaproszeni, lecz nie pojawili się na firmowym spotkaniu. W międzyczasie Federalny Trybunał Finansowy autorytatywnie zdecydował, że za uczestników imprezy firmowej mogą być uznawane jedynie te osoby, które faktycznie brały w niej udział. Kto chce mieć stuprocentową pewność, już podczas planowania musi wyliczyć koszty tak, by również przy nagłej rezygnacji paru uczestników koszt na osobę nie przekroczył 110 euro. Spotkanie bożonarodzeniowe podlega odliczeniu podatkowemu tylko wtedy, gdy spełnia wszystkie wyżej wymienione warunki. Jeśli firma zaprosiła swoich pracowników na spotkanie wielkanocne, a w lecie zorganizowała jeszcze integracyjnego grilla, spotkanie wigilijne byłoby już trzecią imprezą integracyjną w roku. W takim przypadku urząd skarbowy nie uzna odliczenia od podatku.

Spotkanie bożonarodzeniowe a Minijob

Szczególną uwagę muszą zwrócić firmy zatrudniające pracowników w ramach Minijob. Impreza integracyjna może bowiem spowodować przekroczenie limitów związanych z tym rodzajem zatrudnienia. Ryzyko to nie pojawia się, dopóki koszt w przeliczeniu na osobę nie jest większy niż 110 euro. Jeśli jednak suma ta ulegnie przekroczeniu, mogą powstać dodatkowe koszty związane z osobami zatrudnionymi w ramach Minijob. Ostatecznie urząd skarbowy doliczy bowiem koszty imprezy do wynagrodzeń. Jeśli w związku z tym pensja osoby pracującej w ramach Minijob wzrośnie powyżej 450 euro, będzie ona traktowana jak zwykły, podlegający ubezpieczeniom społecznym pracownik. To zaszeregowanie obowiązywać będzie przynajmniej od miesiąca, w którym odbyło się spotkanie wigilijne. Z początkiem nowego roku pracodawca może jednak znów zatrudnić daną osobę w ramach Minijob.

Bożonarodzeniowy poczęstunek z kontrahentem

Jeśli pracownicy zapraszają na świąteczny poczęstunek klientów czy kontrahentów, zastosowanie będą miały ogólne zasady dotyczące kosztów reprezentacyjnych. Oznacza to, że należy zebrać wszystkie wymagane pokwitowania oraz zwrócić szczególną uwagę na obowiązek prowadzenia oddzielnych zapisów rachunkowych. Po spełnieniu tych wymogów pracodawca może zwrócić pracownikom koszty w pełnej wysokości bez konieczności ich opodatkowania, jak również otrzymać z urzędu skarbowego zwrot VAT-u z faktury i odliczyć sobie 70 procent kosztów netto jako wydatki operacyjne przedsiębiorstwa.