Zacznijmy od definicji. Kiedy samochód firmowy rzeczywiście jest samochodem firmowym? Otóż z perspektywy podatkowej za samochód firmowy można uznać jedynie taki pojazd, który należy do majątku przedsiębiorstwa. Ma to miejsce wówczas, gdy: po pierwsze – pojazd został zakupiony przez spółkę kapitałową (spółka akcyjna – Aktiengesellschaft, spółka z o.o. – GmbH, spółka przedsiębiorców z ograniczoną odpowiedzialnością Unternehmensgesellschaft) i udostępniono go prezesowi bądź innemu pracownikowi; po drugie – pojazd wykorzystywany jest w ponad 50% do celów służbowych przez osobę prowadzącą działalność na własny rachunek, osobę wykonującą wolny zawód, osobę prowadzącą jednoosobową działalność gospodarczą bądź wspólnika spółki osobowej.
Do jakich celów używasz samochodu firmowego?
W takich sytuacjach wszystkie koszty związane z użytkowaniem samochodu służbowego (amortyzacja, ubezpieczenia, utrzymanie pojazdu, naprawy, paliwo itd.) uznawane są za wydatki operacyjne przedsiębiorstwa (Betriebsausgaben). Firma może odliczyć też VAT zapłacony w momencie zakupu samochodu, o ile jest on użytkowany do celów służbowych w co najmniej 10%. Jeżeli jednak pojazd jest używany do celów firmowych w mniej niż 50%, należy zwrócić uwagę na obowiązujące w tym zakresie szczególne uregulowania. Jeśli pojazd używany jest wyłącznie do celów służbowych, przedsiębiorstwo może odliczyć wszystkie związane z nim koszty. Urząd skarbowy zaakceptuje to jednak wyłącznie wtedy, gdy twoje gospodarstwo domowe dysponuje jeszcze innym samochodem osobowym. Zgodnie z orzeczeniem Sądu Finansowego w Köln przedsiębiorca zasadniczo używa firmowego pojazdu do celów prywatnych, jeśli sam nie posiada prywatnego samochodu.
Użytkowanie samochodu firmowego do celów prywatnych
W większości przypadków przedsiębiorcy i pracownicy używają samochodu służbowego również do celów prywatnych. Przejazdy prywatne traktowane są przez urząd skarbowy jako wymierna korzyść pieniężna, która podlega opodatkowaniu. Odpowiedni zakres prywatnego użytkowania jest wówczas zaliczany do opodatkowanego zysku przedsiębiorstwa bądź do wynagrodzenia danego pracownika. Należny z tego tytułu podatek można wyliczyć dzięki prowadzeniu ewidencji przebiegu pojazdu, stanowiącej dowód faktycznie poniesionych kosztów, i stosując tzw. reguły 1%, czyli ryczałtowego określenia zakresu użytkowania pojazdu do celów prywatnych (metoda szacunkowa).
Opodatkowanie samochodu firmowego
Które rozwiązanie bardziej się opłaca – ewidencja przebiegu pojazdu czy reguła 1%? Na to, która metoda opodatkowania firmowego samochodu okaże się finalnie korzystniejsza, mają wpływ następujące czynniki:
- roczny przebieg pojazdu (w kilometrach)
- zakres wykorzystywania pojazdu do celów prywatnych
- odległość pomiędzy miejscem pracy a miejscem zamieszkania
- model pojazdu i jego cena katalogowa brutto.
Zasadniczo zastosowanie reguły 1% jest opłacalne jedynie wówczas, gdy często używasz pojazdu firmowego do celów prywatnych i regularnie pokonujesz nim znaczne odległości. Z kolei prowadzenie ewidencji przebiegu pojazdu będzie dla ciebie lepszym rozwiązaniem, jeżeli korzystasz z niego prywatnie w dość niewielkim stopniu.
Prawidłowe prowadzenie ewidencji przebiegu pojazdu
W ewidencji przebiegu pojazdu zapisywana jest każda pojedyncza trasa. Dzięki temu w razie kontroli urząd skarbowy bez problemu może określić proporcje pomiędzy prywatnym i służbowym użytkowaniem samochodu. Aby ewidencja została jednak zaakceptowana przez skarbówkę, musi ona spełniać pewne wymagania w zakresie swojej formy i treści.
Jakie rodzaje przejazdów wyróżniamy w ewidencji przebiegu pojazdu?
Przy prowadzeniu ewidencji przebiegu pojazdu wyróżniamy następujące rodzaje przejazdów:
- przejazdy służbowe,
- przejazdy prywatne,
- przejazdy pomiędzy miejscem zamieszkania a miejscem pracy,
- przejazdy powrotne do domu – w przypadku prowadzenia podwójnego gospodarstwa domowego.
Obowiązkowe dane w ewidencji przebiegu pojazdu
Niezależnie od tego, czy ewidencja jest prowadzona w formie elektronicznej czy papierowej, musi ona zawierać niezbędne informacje:
- nr rejestracyjny pojazdu
- stan licznika na dzień 1 stycznia oraz 31 grudnia danego roku.
Poza tym w odniesieniu do każdego przejazdu należy podać pewne minimum danych, aby urząd skarbowy mógł zrozumieć wszelkie dokonane w ewidencji zapisy. W zależności od rodzaju przejazdu (służbowy, prywatny) wymagane są zróżnicowane informacje. Przejazdy służbowe muszą być opisane o wiele dokładniej niż prywatne.
Informacje konieczne przy przejazdach służbowych:
- data
- stan licznika przed rozpoczęciem podróży i w momencie przybycia do celu
- miejsce docelowe
- w przypadku okrężnej drogi – dokładna trasa
- powód wyjazdu
- nazwa odwiedzanego partnera biznesowego.
Przejazdy prywatne nie muszą być dokumentowane aż tak dokładnie jak te służbowe. Należy podać jedynie ich datę, miejsce docelowe oraz liczbę przejechanych kilometrów. Informacje dotyczące powodu wyjazdu nie są konieczne ze względu na ochronę Twojej prywatności.
Reguła 1% – zryczałtowane opodatkowanie samochodu firmowego w Niemczech
Jeśli zdecydujesz się na opodatkowanie prywatnych przejazdów firmowym autem za pomocą reguły 1%, każdego miesiąca będziesz musiał opodatkować 1% krajowej ceny katalogowej brutto pojazdu (a więc wraz z VAT) jako wymierną korzyść pieniężną. Za przejazdy pomiędzy miejscem zamieszkania a miejscem pracy dolicza się dodatkowo 0,03% krajowej ceny katalogowej brutto pojazdu za każdy kilometr i miesiąc.
Załatwia to kwestię wszelkich przejazdów prywatnych, jak wyjazd na urlop czy przejazd do domu na kolację (wyjątek: powrót do domu w przypadku prowadzenia tzw. podwójnego gospodarstwa domowego). Podane powyżej stawki opodatkowania nie podlegają pomniejszeniu.
