Faktem jest, że wielu z nas, czy to jako właściciele firm w Niemczech, czy jako pracownicy tych firm, porusza się samochodami firmowymi nie tylko w celach służbowych, ale również prywatnych, na przykład z pracy do miejsca zamieszkania w Niemczech lub z Niemiec do rodziny w Polsce. Czy wówczas zyskujemy, a może tracimy na używaniu tych samochodów?
Co właściwie musi się znajdować w ewidencji przebiegu pojazdu
Ewidencja przebiegu pojazdu zasadniczo służy do udokumentowania przejechanych tras i ich celów oraz wykazania powstałych w związku z tym kosztów. Może być też wymagane przy różnych innych okazjach, ale najczęściej ewidencja ta przedkładana jest w urzędzie skarbowym. W takiej sytuacji musi ona spełniać pewne wymogi, a przy tym należy pamiętać, że opodatkowanie na podstawie ewidencji przebiegu pojazdu podlega również ściśle określonym schematom obliczeniowym. W przypadku prowadzonej na potrzeby firmy ewidencji przebiegu pojazdu nie wystarczy podanie samej daty, trasy i celu podróży. Informacje dotyczące celu wyjazdu muszą zostać doprecyzowane poprzez podanie dokładnego adresu oraz imienia i nazwiska odwiedzanej osoby, dokładnie tak, by cel podróży można było jednoznacznie przyporządkować do konkretnego wyjazdu. Przejazdy służbowe z reguły muszą być wykazywane pojedynczo, odpowiedniemu oznaczeniu podlegają również miejsce zamieszkania oraz miejsce pracy. Przy odnotowywaniu powyższych szczegółów często dochodzi do błędów i niedopatrzeń, co w konsekwencji może prowadzić do strat w procesie zwrotu kosztów. Należy pamiętać, że wyjazdy w celach prywatnych zawsze podlegają odpowiedniemu oznaczeniu.
Jak powinna wyglądać poprawna ewidencja
- Ewidencja przebiegu pojazdu powinna być prowadzona na bieżąco, w sposób ciągły. Ewidencje, które nie obejmują całości danego okresu, nie są dopuszczalne.
- Ustawodawca wymaga również, by ewidencja miała postać książki stanowiącej spójną całość. Niedopuszczalne są ewidencje stanowiące zbiór pojedynczych arkuszy, wpiętych do segregatora. Odnosi się to również do wersji elektronicznych, które także muszą stanowić odrębną, zamkniętą w sobie całość.
- Konieczne jest wykluczenie możliwości dokonywania późniejszych zmian lub też muszą być one jasno rozpoznawalne. Kwestia ta nie zawsze jest prosta, jednak administracja skarbowa przywiązuje do niej bardzo dużą wagę.
Unikaj przejazdów okrężną drogą, czyli na co może zwrócić uwagę urząd skarbowy
Ewidencja przebiegu pojazdu musi być kompletna i prawidłowa. W przypadku mniejszych uchybień urząd skarbowy może czasem przymknąć na nie oko, jednak przy większej ilości pojedynczych błędów często dochodzi do odrzucenia przedłożonej ewidencji, co działa jednoznacznie na niekorzyść podatnika. W miarę możliwości należy unikać przejazdów okrężną drogą, szczególnie w przypadkach znacznego nadłożenia trasy. Przejazdy odnotowane w ewidencji powinny zawsze odbywać się najkrótszą możliwą trasą. W przypadku podróży okrężną drogą należy uzasadnić i odpowiednio rozpisać zmianę trasy przejazdu lub też odnotować ją jako odrębną podróż.
Elektroniczna ewidencja przebiegu pojazdu
Kwestia elektronicznej ewidencji przebiegu pojazdu w dalszym ciągu stanowi problem dla urzędów skarbowych. Zgodnie z urzędowymi wymaganiami elektroniczne ewidencje mają umożliwiać pozyskanie z nich takich samych danych jak z tych tradycyjnych, prowadzonych w formie papierowej. Taka definicja jest jednak dość niejasna, w związku z czym wybór elektronicznej ewidencji zawsze niesie za sobą pewną niewiadomą odnośnie do jej uznania przez organ skarbowy. Szczególnie problematyczny jest punkt dotyczący możliwości dokonywania późniejszych zmian w prowadzonej ewidencji. Z pewnością nie wystarczy tu prosta, samodzielnie prowadzona lista przejazdów, gdyż można ją zmieniać dowolną ilość razy, nie pozostawiając najmniejszego śladu wprowadzonych modyfikacji.
Konsekwencje używania samochodu firmowego w Niemczech od strony podatkowej.
Czy jako właściciel firmy w Niemczech lub jako pracownik tej firmy zyskamy lub może stracimy na używaniu samochodu firmowego do celów prywatnych? Otóż w przypadku pojazdu używanego wyłącznie jako samochód służbowy zwrot kosztów z reguły nie stanowi problemu – pojazd należy w całości do majątku firmy. W związku z czym ma odpowiedni status podatkowy i powstałe koszty w całości podlegają odliczeniu.
Specjalne uregulowania
Sytuacja się komplikuje, gdy firmowe pojazdy używane są również do celów prywatnych lub gdy będący własnością prywatną pojazd wykorzystywany jest do celów służbowych. W tym przypadku używanie pojazdu do celów prywatnych uznawane jest przez ustawodawcę za tak zwaną wymierną korzyść pieniężną (niem. geldwerter Vorteil). Z tego powodu stworzone zostało specjalne uregulowanie, mające na celu odpowiednie opodatkowanie takiej korzyści. Przedsiębiorca powinien mieć na względzie, że każdy prywatny przejazd firmowym samochodem zostanie uznany przez urząd skarbowy za „przekazanie części majątku firmy na cele prywatne przedsiębiorcy”. Stosownie do tego należne będą podatki – tak samo jak w przypadku pobrania gotówki z firmowej kasy. Wymierna korzyść pieniężna podlega w Niemczech takiemu samemu opodatkowaniu jak bezpośrednie pobranie środków pieniężnych.
Ryczałtowe określenie prywatnej wartości użytkowej – metoda 1%
Metoda 1% służy do ustalenia wysokości wymiernej korzyści pieniężnej, wynikającej z udostępnienia samochodu służbowego do prywatnego użytku. Alternatywą jest wyliczenie wymiernej korzyści majątkowej na podstawie stawki kilometrowej.
- Zgodnie z powyższą metodą, wymierna korzyść majątkowa stanowi 1% krajowej ceny katalogowej brutto pojazdu.
- Za każdy przejechany kilometr pomiędzy miejscem zamieszkania a miejscem pracy opodatkowaniu podlega wymierna korzyść, stanowiąca 0,03% krajowej ceny katalogowej brutto pojazdu.
- Zgodnie z aktualnym orzecznictwem Federalnego Trybunału Finansowego dotyczy to wyłącznie przejazdów, które faktycznie miały miejsce (wyroki VI R 54/09 oraz VI R 55/09 z 22 września 2010).
- W przypadku prowadzenia podwójnego gospodarstwa domowego za każdy przejechany kilometr pomiędzy miejscem zamieszkania a miejscem pracy obowiązuje stawka w wysokości 0,02% krajowej ceny katalogowej brutto pojazdu.
Samochód jako część majątku przedsiębiorstwa – czy to się opłaca?
Ewidencja przebiegu pojazdu jest z pewnością najlepszą i pozwalającą najwięcej zaoszczędzić opcją, gdyż opodatkowaniu w pełnym zakresie podlegają jedynie faktycznie odbyte przejazdy w celach prywatnych. Wszystkie inne metody w pewnych okolicznościach mogą być bardzo niekorzystne dla przedsiębiorcy pod względem podatkowym.
Wątpliwość dotyczy jednak kwestii, czy warto wpisać samochód do majątku przedsiębiorstwa. Nie zawsze da się jasno stwierdzić, czy czynność ta rzeczywiście będzie opłacalna, ponieważ trzeba wziąć pod uwagę wiele czynników.
- Należy pamiętać, że w przypadku późniejszej odsprzedaży auta pojawi się zysk, który podlegać będzie opodatkowaniu (z wartością księgową równą zeru). W takiej sytuacji bilansuje się on często z osiągniętymi wcześniej korzyściami podatkowymi lub nawet powoduje straty.
- W przypadku kosztów dotyczących samochodu służbowego trzeba wziąć też pod uwagę, że przy używaniu go w 1/3 do celów prywatnych tylko 2/3 kosztów podlega odliczeniu jako wydatek operacyjny przedsiębiorstwa.
Przed podjęciem ostatecznej decyzji warto więc dokonać dokładnego zbilansowania wszystkich wspomnianych sum, by przekonać się, czy wpisanie samochodu do majątku przedsiębiorstwa rzeczywiście się opłaci, czy też optymalne będzie inne rozwiązanie.
W razie pytań zapraszamy na
www.smuda-consulting.com
lub telefonicznie
0048 / 77 403 24 26
