„Zarządzanie wierzytelnościami” brzmi nieco zawile. Faktycznie jest ono jednak niezmiernie ważne, jeśli szybko chcemy otrzymać należne pieniądze za dobrze wykonaną pracę. Zasadniczym punktem jest samo wystawienie faktury. Firmy w Niemczech bardzo często zbyt długo zwlekają z przesłaniem rachunku do klienta. Zaleca się rzemieślnikom, aby niezwłocznie wystawiali faktury, umieszczając na nich konkretne terminy płatności. Jeśli np. faktura jest wysyłana do klienta 5 września, powinien się na niej pojawić dopisek „płatne najpóźniej do 19 września”. Od 20 września klient automatycznie popada w zwłokę w płatności. Sformułowanie typu „płatne w ciągu 14 dni od chwili wpływu faktury” jest raczej mało korzystne.

Rzeczowy monit

Jeśli pieniądze nie wpłyną w wyznaczonym terminie, należy niezwłocznie rozpocząć działania. Kwestią uznania jest, jak szybko należy przy tym postępować. Z czysto prawnej perspektywy jakiekolwiek upomnienie nie jest konieczne, jeśli klient już popadł w zwłokę. Przedsiębiorca może wówczas przekazać sprawę prawnikowi, a koszty jego honorarium będzie musiał ponieść klient. Jeśli jednak nie chcemy od razu wypowiadać wojny kontrahentowi, należy rozważyć inne kroki. Zaleca się wystosować na początek upomnienie/monit, którego treść może być przyjazna, a czasami nawet lekko dowcipna. W końcu każdemu może się czasem zdarzyć, że zapomni o uregulowaniu faktury. Niezależnie od formy, w jakiej zostanie sformułowane powyższe pismo, powinno ono zawierać koniecznie następujące punkty:

• odniesienie do konkretnej faktury wraz z jej numerem i datą wystawienia
• kwotę faktury
• konkretny, nieprzekraczający tygodnia termin uregulowania zaległej płatności.

Jeśli po takim uprzejmym przypomnieniu klient w dalszym ciągu nie zapłaci, polski przedsiębiorca w Niemczech może przesłać ostrzejszą wersję monitu. Nie jest to obligatoryjne, gdyż klient i tak dawno popadł już w zwłokę w płatności. Jeżeli ktoś uważa pojedyncze upomnienie za nazbyt szorstkie, może je ponowić. Ostrzega się jednak, aby w żadnym razie nie wysyłać już kolejnych monitów (trzeciego i następnych). Treść upomnienia zawsze powinna pozostać rzeczowa. Przedsiębiorca może też poinformować, że następnym krokiem będzie przekazanie sprawy firmie windykacyjnej lub złożenie wniosku o sądowy nakaz zapłaty. Jakiekolwiek groźby, dotyczące np. zgłoszenia kontrahenta do rejestru dłużników, nie mają najmniejszego sensu.

Dialog z klientem

Żadne upomnienia nie pomogą, jeśli brak płatności spowodowany jest niezadowoleniem ze strony klienta. Szacuje się, że za połowę niezapłaconych rzemieślnikom przez prywatnych klientów faktur skrywa się ich niezadowolenie ze zrealizowanej usługi. Często zgłaszają się do prawników rzemieślnicy mający problemy z wierzytelnościami. Po dokładniejszym przyjrzeniu się sprawie okazuje się jednak, że klient nie zgadza się z kwotą, na którą opiewa faktura, bądź jest niezadowolony z jakości wykonanej pracy. Zarządzanie wierzytelnościami jest więc ściśle powiązane z zarządzaniem jakością oraz obsługą reklamacji i zażaleń. W takim przypadku ważne jest, by porozmawiać z klientem, wysłuchać jego pobudek, a w odpowiedzi przedstawić np. własną kalkulację.

Oferta płatności ratalnej

Jeśli klient nie płaci, bo rzeczywiście popadł w tarapaty finansowe, tu także pomocna może okazać się rozmowa. Dobrym rozwiązaniem może być telefon do klienta z pytaniem, co się dzieje, i ewentualną propozycją rozłożenia długu na raty. Ważne jest przy tym, aby pierwsza rata rzeczywiście została zapłacona zgodnie z ustaleniami. Inaczej wszystko skończy się tylko na zadeklarowaniu płatności.

Weryfikacja wierzytelności z 2017 roku

Przedsiębiorcy, którzy posiadają jeszcze niezapłacone wierzytelności z 2017 roku, powinni podjąć niezwłoczne działania. Wraz z przełomem roku roszczenia te ulegną bowiem przedawnieniu (zgodnie ustawowym okresem przedawnienia – § 195 kodeksu cywilnego), o ile do 31 grudnia przedsiębiorca nie wystąpi o sądowy nakaz zapłaty, nie pozwie klienta lub też nie porozumie się z nim co do płatności ratalnych. Obowiązujący okres przedawnienia to 3 lata.

Skorzystaj z postępowania windykacyjnego oraz factoringu

W celu ściągnięcia długów warto czasem skorzystać ze wsparcia firm windykacyjnych. Statystyki pokazują, iż ponad 50% nieuregulowanych wierzytelności, które zostały przekazane firmom windykacyjnym, zostało wyjaśnionych bez sądowego postępowania upominawczego. Wśród wielu klientów sam fakt włączenia w sprawę firmy windykacyjnej potrafi zdziałać cuda. Reagują już w przypadku upomnienia lub telefonu, który zwykle stanowi drugi krok. Odwiedzanie dłużnika w domu to rzadkość, a wiele firm całkowicie rezygnuje z takiego rozwiązania.

Po czym rozpoznać profesjonalną firmę windykacyjną?

Jednym z kryteriów jest na pewno członkostwo w Federalnym Związku Przedsiębiorstw Windykacyjnych. Należeć do niego mogą tylko firmy posiadające państwową akredytację. Przedsiębiorstwa, w których wykryto uchybienia, nie są przyjmowane do związku lub zostają z niego wykluczone. Istnieją również inne możliwości ściągania wierzytelności. Równie efektywną metodą jest sprzedawanie zaległych wierzytelności tzw. firmom faktoringowym. Z opcji tej korzysta obecnie dość niewielu rzemieślników, mimo że niesie ona za sobą wiele korzyści.

Jak działa faktoring?

Przedsiębiorstwo sprzedaje wszystkie lub część swoich faktur tzw. faktorowi, zawierając z nim odpowiednią umowę ramową. W zależności od ustaleń zleceniodawca otrzymuje natychmiast 60 lub 80% wartości sumy, na jaką opiewają faktury. Reszta – pomniejszona o należną faktorowi opłatę – przekazywana jest w momencie wpływu należności od kontrahenta. Natychmiastowy przepływ środków ma 3 główne zalety:

• przedsiębiorstwo zyskuje natychmiast na płynności
• jednocześnie zwiększa się udział procentowy kapitału własnego
• zwiększa to z kolei zdolność kredytową i daje możliwość otrzymania lepszych warunków ewentualnej pożyczki w banku

Zasadniczo istnieje kilka wariantów umowy. W przypadku kompleksowego faktoringu outsourcing obejmuje wierzytelność, ryzyko nieściągalności wierzytelności, procesy księgowe oraz windykację. Jest jednak możliwe, aby kwestie księgowości i windykacji w dalszym ciągu pozostawały w gestii danej firmy. Poza tym faktor może działać zarówno w sposób otwarty, jak i niejawny. Zaletą ostatniego jest fakt, iż firma w dalszym ciągu pozostaje w kontakcie ze swoimi partnerami biznesowymi i aktywnie może nadawać kierunek bieżącym działaniom.

Smuda Consulting
Kompleksowa obsługa polskich firm w Niemczech
www.smuda-consulting.com