Kiedy jednak już dojdzie do kontroli, urzędnik bardzo skrupulatnie sprawdza rachunki, które wrzuciliśmy w koszty firmy. Co zatem zrobić, kiedy rachunku takiego brakuje w dokumentach lub jest niewidoczny? Poniżej przedstawiamy kilka rad, jak postępować, gdy zdarzy nam się zgubić rachunek uprzednio wrzucony jako koszty firmy i z jakimi karami należy się liczyć ze strony Finanzamtu za brak dokumentu.

Można uniknąć kary

A należy podkreślić, że każdego przedsiębiorcę z czasem czeka kontrola z urzędu. Finanzamt wysyła bowiem urzędnika, by skrupulatnie skontrolował zaksięgowane uprzednio rachunki. A w czasie kontroli może się okazać, że przedsiębiorca nie jest w stanie okazać wpisanych w firmę kosztów oraz odpisanego podatku VAT (Umsatzsteuer), a pomimo poszukiwań nie da się kosztów tych udowodnić. Urzędnik, obserwując sytuację, widzi tylko jedno rozwiązanie: nakłada karę na firmę za opóźnianie kontroli, odbiera koszty wliczone w firmę oraz odprowadzony podatek VAT. W ten sposób powstaje dość wysoka suma kosztów związanych z kontrolą. Pomimo braku rachunków przedsiębiorca jest w stanie uniknąć kosztów związanych z zagubionymi dokumentami. Aby uniknąć kary pieniężnej za opóźnianie kontroli, należy odpowiednio wcześniej pisemnie uprzedzić urząd, że nie jesteśmy w stanie okazać rachunków, i przesunąć termin kontroli. W przypadku rachunku na wysoką sumę przedsiębiorca ma czas, by uzyskać od wystawcy duplikat. By urząd rachunek ten uznał, należy dołączyć potwierdzenie przelewu. Płacąc rachunek kartą kredytową, mamy mimo braku rachunku dowód, że wpłata taka została dokonana. W ten sposób koszty firmowe oraz podatek VAT zostaną uznane. Kiedy okaże się, że firma, która wystawiała rachunek, zgłosiła upadłość, pomimo tego należy dążyć do uzyskania kopii, bo każda firma ma obowiązek przechowywania przez okres dziesięciu lat wszystkich rachunków.

Pamiętaj o Eigenbeleg

Kiedy wszystkie te kroki nie okażą się jednak skuteczne, istnieje możliwość wystawienia tzw. potwierdzenia zgubienia rachunku (Eigenbeleg). W takim dokumencie przedsiębiorca musi wpisać informację, że dany rachunek zgubił, datę wystawienia, nazwę firmy, wysokość, kwotę podatku, której dotyczył, oraz informację, dlaczego nie ma możliwości uzyskania duplikatu. Gdy dodane zostaną do dokumentu potwierdzenia przelewu lub wpłaty, urząd powinien koszty te uznać. Ważne, by dokument ten wypisać bardzo dokładnie i ująć wszystkie wymagane dla urzędu informacje. Można powiedzieć, że dokument ten to zagubiony rachunek opisany przez przedsiębiorcę z podaniem powodu utraty. Wypisany dowód otrzymania bądź wystawienia rachunku nie daje jednak możliwości, by uprzednio odprowadzony z rachunku podatek VAT został również odliczony. Powstają ogromne straty w firmie i aby straty te odzyskać, należy dążyć do uzyskania kompromisu z urzędnikiem. Jeżeli zgodzi się na odzyskanie choć części tego podatku, przedsiębiorca powinien obiecać, że sytuacja ta się nie powtórzy. Można także wskazać świadka, którym może być doradca podatkowy, by potwierdził, że rachunek ten księgował i faktycznie widział. Czy to jednak wystarczy, gdy kontrolę przeprowadza Federalny Trybunał Finansowy (Bundesfinanzhof)? Wykazując rachunki jako koszty firmowe, przedsiębiorca ma obowiązek udowodnienia tych kosztów poprzez okazanie dokumentacji. W momencie utraty któregokolwiek dokumentu właściciel powinien za wszelką cenę dążyć do odzyskania go lub potwierdzenia, że taka wpłata była. Urzędnik może się wtedy okazać bardziej łaskawy co do kary, widząc zaangażowanie przedsiębiorcy w odnalezienie dokumentów.

Ważne zaangażowanie

Niezależnie jednak od dobrej woli przedsiębiorcy rachunki mogą z czasem stać się niewidoczne. Przy księgowaniu taki dokument powinien zostać skopiowany lub zeskanowany i razem z oryginałem odłożony tak, by w czasie kontroli i z upływem lat był możliwy do odnalezienia i odczytania. Powodem utraty rachunków może także być klęska żywiołowa (pożar bądź powódź). W takiej sytuacji urząd traktuje przedsiębiorców w ten sam sposób jak firmy, które mają dowody w postaci dokumentów. Uznają tę zasadę, ponieważ do zagubienia rachunku doszło nie z winy przedsiębiorcy, lecz to czynniki zewnętrzne miały wpływ na brak dokumentów w czasie kontroli. Rachunek wystawiony zgodnie z § 13b UStG zobowiązuje przedsiębiorcę do odprowadzenia podatku VAT do urzędu. Urząd również mimo braku dokumentu potwierdzającego jest w stanie taki rachunek uznać, ale tylko w przypadku, gdy przedsiębiorca postąpił zgodnie z prawem i z sumy netto należny podatek odprowadził do Finanzamtu. Powinien udowodnić to dodatkowo przelewem. Zgubiony w firmie rachunek, który został już wrzucony w koszty, to dla każdego przedsiębiorcy strata. Finanzamt w czasie kontroli bardzo dokładnie sprawdza księgowane rachunki ze stanem faktycznym.

Sytuacje są różne i często nie z naszej winy rachunków nie można znaleźć. Najważniejsze dla urzędu jest wtedy zaangażowanie przedsiębiorcy w udowodnienie, że taki rachunek istniał, i wiarygodne wyjaśnienie, jaki był powód zagubienia dokumentu. Powyższe rady powinny pomóc każdemu przedsiębiorcy, gdy znajdzie się w takiej sytuacji. Pozwoli mu to uniknąć błędów, które mogą powodować nałożenie kar związanych z brakiem rachunku.