Zasadniczo założenie organu reprezentującego pracowników jest możliwe w każdym przedsiębiorstwie sektora prywatnego, zatrudniającym co najmniej 5 uprawnionych do głosowania osób, z których co najmniej 3 chcą i mają prawo kandydować. Z wyjątkiem kadry kierowniczej do głosowania uprawnieni są wszyscy pracownicy firmy, którzy ukończyli 18. rok życia i w dniu wyborów są objęci stosunkiem pracy. Dotyczy to także przedstawicieli terenowych oraz osób wykonujących pracę zdalną bądź chałupniczą, o ile w przeważającej mierze świadczą pracę dla danego przedsiębiorstwa.

Komu jeszcze przysługuje prawo głosu?

Pracownicy tymczasowi, którzy są zatrudnieni w firmie powyżej 3 miesięcy, również mają prawo oddania głosu. Poza tym prawo do głosowania przysługuje także pracownikom przebywającym na urlopie bądź zwolnieniu lekarskim, osobom zatrudnionym w ramach Minijob, na niepełną część etatu bądź na czas określony, jak również pracownikom w trakcie ochrony macierzyńskiej oraz urlopu rodzicielskiego. Głosować mogą też pełnoletni uczniowie zawodu. Niepełnoletni uczniowie zawodu mogą z kolei założyć młodzieżową radę zakładową, która będzie reprezentującym ich organem. Jest to jednak możliwe wówczas, gdy na terenie firmy działa już „zwykła” rada zakładowa. Do młodzieżowej rady kandydować mogą wszyscy pracownicy poniżej 18. roku życia, jak również praktykanci oraz zatrudnieni studenci.  Wielkość rady zakładowej uzależniona jest od liczby pracowników uprawnionych do głosowania. W przedziale od 5 do 20 pracowników jest ona jednoosobowa, z kolei przy 21‑50 pracownikach rada może mieć już 3 członków uprawnionych do głosowania. Szczegółowe informacje na ten temat można znaleźć w §9 niemieckiej ustawy regulującej strukturę przedsiębiorstw (Betriebsverfassungsgesetz – skrót BetrVG).

Kto może kandydować do rady zakładowej?

Co najmniej 3 uprawnionych do głosowania pracowników musi założyć radę zakładową i wyrazić chęć kandydowania do niej. Kandydaci muszą być jednak zatrudnieni w przedsiębiorstwie od co najmniej 6 miesięcy. Jeśli firma istnieje krócej niż pół roku, w drodze wyjątku kandydować mogą osoby zatrudnione w niej w momencie ogłoszenia wyborów i spełniające wszelkie pozostałe wymogi. Kandydatami nie mogą być przedstawiciele kadry kierowniczej oraz pracownicy tymczasowi. Prawo kandydowania nie przysługuje także tym osobom, które zostały pozbawione praw publicznych wskutek prowadzonego przeciw nim postępowania karnego.

Co należy do obowiązków pracodawcy przed wyborem rady zakładowej?

Jeśli pracownicy chcą powołać do życia radę zakładową, pracodawca musi wesprzeć ich w tej kwestii pod kątem organizacyjnym oraz finansowym. Pracodawca ponosi koszty przeprowadzenia wyborów do rady oraz przeszkolenia członków tzw. prezydium wyborczego, które zadba o ich właściwą organizację. Podczas przygotowania wyborów pracodawca jest również zobowiązany do udostępnienia wszelkich niezbędnych dokumentów, informacji, materiałów biurowych oraz pomieszczeń.

Jakie obowiązki ma pracodawca po wyborze rady zakładowej?

Jeśli chodzi o właściwe stosunki z radą zakładową, pracodawca powinien przestrzegać odpowiednich wytycznych ustawowych. Zgodnie z nimi członkom rady w okresie urzędowania oraz rok po jego zakończeniu przysługuje szczególna ochrona przed wypowiedzeniem. Poza tym poszczególnym członkom rady zakładowej przysługuje zwolnienie z obowiązku wykonywania pracy z zachowaniem prawa do pełnej wysokości wynagrodzenia. Przywilej ten jest jednak uzależniony od wielkości przedsiębiorstwa: począwszy od 200 uprawnionych do głosowania pracowników zwolnienie z obowiązku wykonywania pracy przysługuje jednemu członkowi rady, natomiast powyżej 500 zatrudnionych już dwóm. W przypadku małych firm nie ma wprawdzie potrzeby zwalniania z obowiązku świadczenia pracy, jednak zgodnie z wyrokiem Federalnego Sądu Pracy (Bundesarbeitsgericht) każdemu z członków rady zakładowej przysługuje prawo do odciążenia od obowiązków zawodowych w celu priorytetowej realizacji zadań rady.

Kto ustala obowiązki?

Zakres obowiązków rady zakładowej ustala ona sama, informując o swoich postanowieniach pracodawcę. Pracodawca jest zobligowany do informowania i wysłuchania opinii rady we wszelkich kwestiach dotyczących pracowników. Konkretne prawa do współdecydowania wynikają przede wszystkim z paragrafów 87 – 113 ustawy regulującej strukturę przedsiębiorstw, ewentualnie należy uwzględnić też regulacje zawarte w zbiorowych układach pracy oraz porozumieniach zakładowych.

Pracodawcy muszą współpracować z radą zakładową w następujących kwestiach:

• Sprawy personalne: zatrudnienia, zmiany stanowisk, zwolnienia,
• Sprawy ekonomiczne: wynagrodzenia, czas pracy i jej organizacja, ewidencja czasu pracy, regulacje dot. przerw w pracy, planowanie urlopów, ew. wprowadzenie skróconego wymiaru czasu pracy (Kurzarbeit) lub nadgodzin,
• Sprawy socjalne: równouprawnienie pracowników, integracja zagranicznych oraz niepełnosprawnych pracowników, nadzór nad personelem,
• Organizacja przebiegu oraz miejsca pracy, bezpieczeństwo i higiena pracy, zapobieganie wypadkom w pracy, ochrona środowiska.

Czy pracodawca może uniemożliwić powstanie rady zakładowej?

Zasadniczo nie może uczynić żadnego kroku, który mógłby zostać uznany za utrudnienie powstania rady. Umyślny zakaz przeprowadzenia wyborów do rady zakładowej czy też utrudnianie tego procesu uchodzi nawet za czyn karalny. Równie nielegalne jest też zastraszanie kandydatów przed wyborami, grożenie im negatywnymi konsekwencjami (brak awansu w przyszłości, „karne” przeniesienie do innego działu) czy oferowanie pieniędzy w zamian za wycofanie kandydatury.