Po tym jak Federalny Sąd Pracy już w grudniu 2022 r. orzekał w sprawie przedawnienia roszczeń urlopowych, niedawno pojawił się kolejny wyrok w tej kwestii (wyrok z dnia 31.01.2023, sygnatura akt 9 AZR 456/20). Sprawa ta dotyczyła roszczenia o ekwiwalent za urlop w przypadku rozwiązania stosunku pracy. Zdaniem sądu takie roszczenie o wypłatę ekwiwalentu za niewykorzystany urlop nadal podlega przedawnieniu. Co do zasady, trzyletni termin przedawnienia rozpoczyna się z końcem roku, w którym pracownik rozwiązał stosunek pracy – i to niezależnie od tego, czy pracodawca poinformował swojego pracownika o mających tu zastosowanie terminach przedawnienia.

Kres pewnej zasady

Wcześniej Federalny Sąd Pracy orzekł, że niewykorzystane przez pracowników dni urlopu nie przepadają automatycznie po trzech latach. Aby taki okres przedawnienia zaczął swój bieg, pracodawca musiałby poinformować pracownika o jego konkretnym prawie do urlopu i obowiązujących okresach jego przedawnienia. Federalny Sąd Pracy położył tym orzeczeniem kres pewnej zasadzie prawa urlopowego. Dotychczas niewykorzystane dni urlopowe przedawniały się po trzech latach. Obecnie jednak najwyższy niemiecki sąd pracy powiązał ten okres przedawnienia ze spełnieniem pewnych przesłanek, realizując w ten sposób wymogi Europejskiego Trybunału Sprawiedliwości i wzmacniając tym samym prawa pracownicze.

Pracodawcy muszą odgrywać aktywną rolę

W związku z tym trzyletni okres przedawnienia rozpoczyna się z końcem roku, w którym pracodawca dopełnił obowiązku poinformowania pracownika o tym, iż pozostały mu niewykorzystane dni urlopu, do których prawo może się przedawnić, a pracownik z własnej woli nie skorzystał z pozostałego urlopu. Oznacza to, że bieg terminu przedawnienia nie musi rozpoczynać się w roku kalendarzowym, w którym powstało prawo do urlopu. Nie wiadomo też, jak daleką moc wsteczną będzie miało to orzeczenie.

Wnioski dla przedsiębiorstw

Pracodawcy muszą aktywnie i regularnie informować swoich pracowników o przysługującym im prawie do urlopu, jego wygaśnięciu i przedawnieniu. Tylko wtedy urlop będzie mógł przepadać na koniec roku kalendarzowego lub 31 marca następnego roku.

Jeśli pracodawca nie wywiąże się z obowiązku współdziałania w tym zakresie, istnieje ryzyko, że roszczenia urlopowe nie ulegną przedawnieniu i po latach nadal będą mogły być dochodzone przez pracowników, nawet jeśli dana osoba dawno opuściła już zakład pracy.

Poza tym orzeczeniem pozostały urlop niesie też za sobą element finansowy, ponieważ przedsiębiorstwa muszą tworzyć rezerwy na dni urlopu, które są „przenoszone” na nowy rok.

15-miesięczny okres dla pracowników na długotrwałym zwolnieniu lekarskim

Również 20 grudnia ubiegłego roku Federalny Sąd Pracy orzekł, że powyższy obowiązek informacyjny dotyczy też pracowników przebywających na długotrwałym zwolnieniu lekarskim. Szczególne zasady dotyczą jednak sytuacji, w których pracownik nie mógł skorzystać z urlopu ze względów zdrowotnych. Według Federalnego Sądu Pracy prawo do urlopu wygasa z upływem 15 miesięcy, jeżeli pracownik od początku roku urlopowego do 31 marca następnego roku nieprzerwanie chorował i nie mógł z niego skorzystać.

Od wydanego w 2019 r. przez Federalny Sąd Pracy wyroku jasne jest, że pracodawcy muszą formalnie i w odpowiednim czasie poinformować swoich pracowników, że pozostały im dni urlopu, do których prawo może się przedawnić. Dla celów dowodowych eksperci radzą firmom, aby zawiadomienie i informacje były wysyłane na piśmie, a w razie potrzeby pracownicy nawet potwierdzali ich odbiór.