Wypowiedzenie umowy o pracę z istotnych przyczyn związanych z zachowaniem pracownika (verhaltensbedingte Kündigung) prawie zawsze musi być poprzedzone upomnieniem. Wskazuje ono pracownikowi jego nieodpowiednie zachowanie, dając przy tym możliwość poprawy w przyszłości. Przyczynami upomnienia spowodowanego niewłaściwym zachowaniem mogą być między innymi: mobbingowanie współpracowników, nieuprzejmość w stosunku do klientów, niepunktualność, korzystanie z internetu w pracy w celach prywatnych, kradzież (np. materiałów biurowych) lub też stale utrzymujące się kiepskie wyniki pracy. Upomnienie może być zasadne również wtedy, gdy pracownik zbyt późno zgłosił swą nieobecność z powodu choroby. Obowiązuje zasada, zgodnie z którą upomnienie możliwe jest w każdym przypadku naruszenia obowiązków wynikających z umowy o pracę czy też uprawnionego interesu pracodawcy.

Upomnienie z powodu niezadowalających wyników pracy – na co zwrócić uwagę

Sytuacja wygląda zupełnie inaczej, gdy pracodawca wymaga od pracownika wykonywania czynności, które nie pokrywają się z jego zakresem obowiązków. Jeśli na przykład szef zleci danemu pracownikowi posprzątanie firmowej kuchni, a nie będzie to należało do zakresu obowiązków tej osoby, w przypadku odmowy wykonania polecenia nie ma podstawy prawnej do wręczenia upomnienia. W tej sytuacji pracodawca przez określony czas powinien dokumentować fakt, iż upominana osoba faktycznie osiąga gorsze wyniki pracy od innych porównywalnych pracowników i nie są one spowodowane czynnikami wynikającymi z sytuacji firmy bądź sytuacją osobistą pracownika, jak np. jego kłopotami zdrowotnymi. Pracownik może zostać upomniany z powodu niezadowalających wyników pracy tylko wówczas, gdy są one spowodowane brakiem wystarczającej chęci i zaangażowania z jego strony. Jedynie wtedy możliwe jest upomnienie pracownika oraz następujące po nim wypowiedzenie umowy o pracę z istotnych przyczyn związanych z jego zachowaniem. Jeżeli gorsze wyniki pracy związane są z nadużywaniem alkoholu przez pracownika, możemy mieć do czynienia z chorobą alkoholową, w przypadku której pracownik musi zostać wysłany na odwyk i w związku ze stanem zdrowia nie może zostać upomniany z powodu swojego zachowania.

Ilu upomnień należy udzielić przed wypowiedzeniem umowy o pracę

W różnych źródłach zajmujących się tematem upomnień można wyczytać, że liczba upomnień przed wręczeniem wypowiedzenia uzależniona jest od ciężaru naruszenia obowiązków i w związku z tym podlega zróżnicowaniu w poszczególnych przypadkach. W razie niewielkich uchybień, jak np. pojedynczych spóźnień, sędziowie mogą być zdania, że jedno upomnienie nie wystarczy, szczególnie gdy dany pracownik będzie w stanie rzeczowo usprawiedliwić swoje zachowanie. Oczywiście pracodawca może kilkakrotnie upomnieć pracownika z tego samego powodu, jednak liczba upomnień nie powinna być nazbyt duża. Po trzech, czterech czy pięciu upomnieniach w przypadku powtarzającego się niewłaściwego zachowania należy zastosować „finalne” upomnienie, które będzie zawierało również zapowiedź poważniejszych konsekwencji, a więc wypowiedzenia umowy o pracę. W przeciwnym razie stale upominany pracownik może wyjść z założenia, że chodzi wyłącznie o puste ostrzeżenia, niemające pokrycia w czynach. Ważne jest, aby upomnienie i wypowiedzenie odnosiły się do tego samego rodzaju niewłaściwego zachowania. W razie innego typu przewinień konieczne będą odrębne upomnienia. Dodatkowo należy pamiętać, że upomnienie może utracić swoją ważność, jeśli upłynęło zbyt wiele czasu pomiędzy jego wręczeniem a kolejnym nieodpowiednim zachowaniem tego samego rodzaju.

Czy wypowiedzenie umowy o pracę zawsze musi być poprzedzone upomnieniem

Przed wypowiedzeniem umowy o pracę w miarę możliwości należy zastosować zawsze łagodniejszą karę porządkową w postaci upomnienia. Każdorazowo należy dostosować ciężar kary do rodzaju przewinienia. Wypowiedzenie umowy o pracę z istotnych przyczyn związanych z zachowaniem pracownika zwykle powinno zostać poprzedzone upomnieniem. Wyjątek stanowi rażąco nieodpowiednie zachowanie pracownika. Jego przykładem mogą być chociażby naruszenie nietykalności cielesnej, kradzież przedmiotów o znacznej wartości, oszustwo finansowe czy ciężkie publiczne znieważenie, skutkujące wypowiedzeniem z istotnych przyczyn związanych z zachowaniem pracownika lub nawet rozwiązaniem stosunku pracy w trybie dyscyplinarnym, a więc bez jakiegokolwiek okresu wypowiedzenia. Zasadniczo upomnienie nie jest konieczne, jeśli nie można spodziewać się poprawy zachowania w przyszłości lub gdy nieodpowiednie zachowanie spowodowało tak wielką utratę zaufania pomiędzy stronami umowy, iż nie da jej się zniwelować za pomocą upomnienia.

Co musi zawierać upomnienie

Aby upomnienie miało moc przed sądem, należy zwrócić uwagę na kilka kwestii formalnych. Przede wszystkim nie powinno ono nastąpić zbyt późno. Niewłaściwe zachowanie powinno zostać napiętnowane maksymalnie w ciągu 2 do 3 miesięcy od chwili jego wystąpienia. Poza tym upomnienie powinno uwzględniać 4 następujące aspekty:

• Dokładne określenie niewłaściwego zachowania (np. którego dnia i o ile minut pracownik spóźnił się do pracy).
• Zarzut naruszenia obowiązków – z wykazaniem, iż poprzez swoje niewłaściwe zachowanie pracownik naruszył konkretny paragraf umowy o pracę.
• Zdecydowane wezwanie do poprawy zachowania w przyszłości i postępowania zgodnie z zapisami wynikającymi z umowy o pracę.
• Ostrzeżenie i jasne określenie konsekwencji w przypadku ponownego zachowania tego samego rodzaju – pracodawca powinien przestrzec pracownika, iż w przypadku powtórzenia się nieodpowiedniego zachowania nastąpi wypowiedzenie umowy o pracę.