Nie można tak po prostu tymczasowo zamknąć firmy, wysyłając personel na przymusowy urlop czy tzw. ferie zakładowe. Zgodnie z § 7 ustęp 1 federalnej ustawy o urlopach (niem. Bundesurlaubsgesetz – skrót BUrlG) zasadniczo należy uwzględnić bowiem preferencje pracownika co do terminu urlopów wypoczynkowych. Reguła ta ograniczona jest jednak potrzebami urlopowymi innych pracowników, które ze względów społecznych należy potraktować priorytetowo. Poza tym istnieje jeszcze jedno istotne obostrzenie, a mianowicie tzw. istotne przyczyny wynikające z sytuacji przedsiębiorstwa. Mogą one uzasadniać konieczność podporządkowania się personelu wytycznym pracodawcy.
Jakimi istotnymi przesłankami leżącymi po stronie firmy może być uzasadniony przymusowy urlop?
Kwestia, czy mamy do czynienia z istotnymi przyczynami wynikającymi z sytuacji firmy, bardzo często uzależniona jest od konkretnego przypadku i w razie ewentualnych sporów najlepiej rozwiązywać ją przy udziale prawnika specjalizującego się w dziedzinie prawa pracy. Istnieje jednak kilka powszechnie uznawanych przypadków, które mogą być dobrym uzasadnieniem przymusowego urlopu:
- Z powodu przerwy urlopowej jedynego dostawcy nie jest możliwe efektywne wykonywanie pracy.
- Jedyny klient, będący wyłącznym odbiorcą produktów firmy, ma właśnie przerwę urlopową.
- W związku z urlopem właściciela firmy bądź pracownika będącego osobą decyzyjną nie ma pracy dla pozostałej części zespołu lub niemożliwe jest jej wykonywanie.
- Trwa przebudowa lub remont budynku firmy, w trakcie którego nie jest możliwe wykonywanie przez pracowników ich codziennych obowiązków.
Jak długo może potrwać przerwa urlopowa?
Zgodnie z ogólną zasadą zatrudnieni powinni mieć do swobodnej dyspozycji znaczną część urlopu wypoczynkowego, nawet jeśli miałaby zostać zarządzona przerwa urlopowa. Ile dni należy jednak uznać za znaczną część urlopu? W tym zakresie nie ma żadnej regulacji ustawowej, istnieją jedynie pewne punkty odniesienia. Federalny Sąd Pracy (Bundesarbeitsgericht – BAG) zdecydował w 1981 roku (sygn. akt 1ABR 79/79), iż dopuszczalne może być uregulowanie, zgodnie z którym pracownicy powinni swobodnie dysponować co najmniej dwoma z pięciu przysługujących im tygodni urlopu wypoczynkowego w danym roku kalendarzowym.
Z jak dużym wyprzedzeniem powinna zostać ogłoszona przerwa urlopowa?
Zasadniczo pracodawcy zobowiązani są poinformować swój personel o planowanej przerwie urlopowej tak szybko, jak to możliwe. Zwykle powinno stać się to z końcem danego roku, aby pracownicy mieli możliwość odpowiedniego zaplanowania swoich urlopów wypoczynkowych. Co prawda nie ma w tej kwestii żadnych uregulowań ustawowych, jednak zalecane jest przede wszystkim zachowanie zdrowego rozsądku. Za stosowne uznaje się przekazanie takiej informacji z 6-miesięcznym wyprzedzeniem. Poza tym pracodawca powinien pamiętać, by ustalana przez niego przerwa urlopowa dla całej firmy nie kolidowała z terminami urlopów poszczególnych osób. Nie może on bowiem cofnąć udzielonego komuś oficjalnie urlopu z powodu ogłoszonych później „ferii zakładowych”.
Co w sytuacji, gdy pracownikowi zostało zbyt mało dni urlopu?
Z reguły dni przerwy urlopowej odliczane są z całkowitej puli urlopu przysługującej pracownikowi w danym roku kalendarzowym. Wyjątkiem jest sytuacja, w której pracownik zachoruje i terminowo przedłoży zwolnienie lekarskie. Jeśli tzw. ferie zakładowe zostały zarządzone zgodnie z prawem, na przykład na mocy porozumienia zakładowego, pracownik może swobodnie dysponować jedynie tą częścią urlopu, która pozostanie mu po odjęciu dni wynikających z przerwy urlopowej. Jeśli jednak pracownik nie ma już urlopu do wykorzystania, gdyż np. wcześniej wybrał całą przysługującą mu pulę lub dopiero niedawno został zatrudniony, jego pracodawca zwyczajnie ma pecha. W takiej bowiem sytuacji pracownikowi przysługuje płatne wolne. Alternatywą, z jakiej może skorzystać pracodawca, jest zlecenie danej osobie wykonywania czynności niezwiązanych z jej stanowiskiem, o ile taka możliwość została przewidziana w umowie o pracę.
