Analiza sytuacji: Rozporządzenie w sprawie wynagradzania doradców podatkowych oraz wyświadczone usługi

Kwestię opłat, jakich ma prawo wymagać doradca podatkowy, reguluje odpowiednie rozporządzenie w sprawie wynagradzania tej grupy zawodowej. Podstawę do wyliczenia kosztów stanowi tzw. wartość przedmiotu działalności, czyli wyrażona w kwocie pieniężnej wartość sprawy. Na tej podstawie pobierana jest odpowiednia stawka opłaty, która zależy od nakładu pracy i stopnia trudności świadczonego doradztwa. Czynności doradcze nie ujęte w rozporządzeniu w sprawie wynagradzania mogą być wyceniane przez doradcę również ze względu na nakład czasu, jaki poświęcił sprawie. Najczęściej opłaca się przeanalizować każdą usługę z osobna dla stwierdzenia, czy tkwi w niej istotny potencjał do poczynienia oszczędności. Z tego powodu najpierw należy stwierdzić, co dokładnie robi dla naszej firmy doradca podatkowy. Do typowych usług należą m.in.: sporządzenie uprzedniego zgłoszenia podatku VAT (Umsatzsteuervoranmeldung), rozliczenia kadrowo-płacowe, bilans roczny czy pojedyncze zapytania podatkowe.

Ze swoim doradcą podatkowym należy wspólnie przeanalizować, jakie opłaty naliczane są za dane usługi, i otwarcie porozmawiać z nim na temat poniższych kwestii:

– Poproś swojego doradcę podatkowego o wyjaśnienie, jak powstają kolejne pozycje wystawianego przez niego rachunku i jaki nakład pracy się za nimi skrywa.

– Zapytaj go, w jaki sposób powinieneś przygotować dokumenty, aby zmniejszyć nakład czasu, jaki musi on poświęcić twoim sprawom – a przez to doprowadzić do zmniejszenia wystawianego tobie później rachunku.

– Zastanów się wspólnie z doradcą podatkowym, które z zadań mógłbyś w całości wziąć na siebie.

– Sprawdź, czy twoje oprogramowanie księgowe jest kompatybilne z programami twojego doradcy podatkowego.

– Poproś doradcę podatkowego o rachunek porównawczy, który wykaże, czy korzystniejsze jest dla ciebie rozliczanie się z nim na zasadzie ryczałtu, czy za każdą usługę z osobna.

Zmniejszenie kosztów przez inicjatywę własną

Już poprzez odciążenie kancelarii podatkowej z rutynowych czynności oszczędzamy czas naszego doradcy, a tym samym unikamy niepotrzebnych kosztów. Oto, co możemy zrobić sami:

1. Wstępne uporządkowanie i posortowanie dokumentów księgowych

Posortuj faktury przychodzące i wychodzące zgodnie z uzgodnionymi wcześniej preferencjami Twojego doradcy podatkowego (czyli np. według daty, kont, numerów rachunku etc.).

2. Samodzielnie księguj płatności

Dzięki dogodnemu oprogramowaniu możesz samemu dokonywać księgowania płatności w firmie.

3. Sam załatw uprzednie zgłoszenie podatku VAT

Uprzednie zgłoszenie podatku VAT nie jest aż tak zawiłe. Przy pomocy oprogramowania „Elster”, które jest za darmo udostępniane przez urząd skarbowy, możesz bez problemu samodzielnie poradzić sobie ze sporządzeniem takiego zgłoszenia.

4. Wewnątrzzakładowe obliczanie płac

Załatw samodzielnie wewnątrz firmy bieżące rozliczenia kadrowo-płacowe, zgłoszenia składek do ubezpieczenia społecznego czy też wnioski o zwrot w związku z kontynuacją wypłaty pensji przez pracodawcę w wyniku choroby pracownika.

5. Zawrzyj umowę ryczałtową

Możesz również zaoszczędzić pieniądze w odniesieniu do czynności doradczych swojego doradcy podatkowego. Wykorzystaj możliwość zawarcia umowy ryczałtowej, obejmującej wszelkie drobne zapytania czy usługi doradcze, które występują w codziennym życiu firmy. Zaoszczędzi ci to przykrych niespodzianek przy wysokości żądanego przez doradcę honorarium za wyświadczone usługi.

Umowy z doradcą podatkowym

Jeśli wraz z doradcą podatkowym doszliście do porozumienia w sprawie obowiązującego między wami modelu podziału pracy, powinniście dokonać pisemnego zawarcia tychże ustaleń. To samo odnosi się do kwestii dotyczących honorarium, a w szczególności płatności ryczałtowych. Poniżej kilka wskazówek na ten temat:

1. Przy umowach dot. honorarium powinieneś zawsze zwracać uwagę, aby w formie pisemnej ustalić dokładny zakres usług i odpowiadające mu ramy honorarium. Dzięki temu koszty doradcy podatkowego będą zawsze przejrzyste i łatwo wyliczalne.

2. Nie zapomnij o porównaniu kosztów

Zarówno w odniesieniu do wyliczania płac, jak i prowadzenia księgowości musisz porównać ze sobą koszty wewnętrznych/zewnętrznych pracowników wraz z koniecznym oprogramowaniem z kosztami obsługi tych zagadnień przez doradcę podatkowego. Z doświadczenia wynika, że wysokość kosztów ponoszonych na samodzielne obliczanie płac w małych firmach jest porównywalna z wysokością honorarium doradcy podatkowego, podczas gdy w przypadku czynności księgowych można już uzyskać znaczne oszczędności przy ich samodzielnym prowadzeniu.

3. Uważaj przy ustalaniu płatności ryczałtowych

Rozporządzenie w sprawie wynagradzania doradców podatkowych uwzględnia możliwość zawarcia umowy ryczałtowej zamiast wystawiania odrębnego rachunku za każdą z usług. Ważne: Kwestia wynagrodzenia ryczałtowego musi zostać uzgodniona w formie pisemnej na okres roku i odnosi się tylko do stale wykonywanych czynności typu księgowanie, oświadczenia podatkowe czy doradztwo. Nie chodzi przy tym o odrębny rodzaj opłat, lecz tylko o pewne uregulowanie, mające na celu uproszczenie wzajemnych rozliczeń.

4. Wykorzystaj wiedzę eksperta przy podejmowaniu decyzji

Księgowość, uprzednie zgłoszenie podatku VAT czy plan płynności finansowej to zagadnienia, z którymi wydajnie uporasz się sam. Kiedy jednak chodzi o sporządzenie bilansu rocznego i wykorzystanie przy tym różnych koncepcji oraz rozwiązań w zakresie podatków, obecność eksperta jest wysoce pożądana. Tylko doradca podatkowy ma na uwadze stale zmieniające się przepisy podatkowe czy prawodawstwo finansowe i może indywidualnie ocenić zalety i wady danej opcji postępowania, jak również dokonać wyboru najlepszego rozwiązania.