Możesz zażądać wydania dokumentu w ciągu trzech lat od ustania stosunku pracy, ale również każdy uczeń kształcący się w danym zawodzie na koniec cyklu kształcenia powinien otrzymać świadectwo, w którym zawarte będą informacje o zawodzie, w którym odbywała się nauka, okresie kształcenia oraz zdobytej wiedzy i umiejętnościach.

Należy pamiętać, że…

… To pracodawca sam decyduje, czy wystawi tak zwane okresowe świadectwo pracy (niem. Zwischenzeugnis), by ułatwić ci poszukiwanie pracy, bo z perspektywy prawnej nie jest on do tego zobligowany. Prawo do okresowego świadectwa pracy mają jedynie pracownicy, którzy znaleźli się w pewnych szczególnych okolicznościach, jak np.:

• zmiana zakresu obowiązków
• zmiana przełożonego
• zmiana właściciela firmy
• grożące pracownikowi zwolnienie, spowodowane np. redukcją miejsc pracy
• dłuższa przerwa w zatrudnieniu pracownika, np. z powodu urlopu wychowawczego.

Pracodawca powinien jednak wynotować sobie istotne informacje (zakres obowiązków, czas trwania zatrudnienia) w momencie odejścia pracownicy na urlop wychowawczy, nawet jeśli nie poprosiła ona o okresowe świadectwo pracy. Ułatwi to późniejsze wystawienie właściwego świadectwa.

Świadectwo pracy – proste lub kwalifikowane

Tak zwane proste świadectwo pracy ogranicza się jedynie do rodzaju i czasu trwania zatrudnienia pracownika. Przykład: „Pani ….. urodzona dn. ….. w …… w okresie od .…. do ….. była zatrudniona w naszym zakładzie, jako pomoc kuchenna. Jej zatrudnienie od samego początku ograniczone było jedynie do okresu wakacyjnego. Dziękujemy Pani ….. za jej czynne zaangażowanie, życząc jednocześnie wszystkiego dobrego na przyszłość”. W przeciwieństwie do powyższej formy kwalifikowane świadectwo ocenia również osiągnięcia i zachowanie pracownika. Przykład:

„Pan ….. zawsze wzorowo wykonywał swoje obowiązki. Jego zachowanie w stosunku do przełożonych oraz kolegów było nienaganne”.

Świadectwo pracy – struktura

Rozszerzone (kwalifikowane) świadectwo pracy składa się z następujących elementów:

1. Nagłówek: okresowe świadectwo pracy, świadectwo pracy, świadectwo ukończenia nauki zawodu)
2. Dane osobowe: imię, nazwisko, data i miejsce urodzenia, okres zatrudnienia (od – do)
3. Opis wykonywanej pracy
4. Ocena osiągnięć, np. wiedza fachowa, sukcesy w pracy, sposób wykonywania obowiązków, motywacja i dyspozycyjność, umiejętności negocjacyjne
5. Zachowanie w stosunku do przełożonych, kolegów, klientów
6. Zakończenie: podziękowanie, życzenia na przyszłość, w przypadku okresowego świadectwa pracy również przyczyna jego wystawienia.

Świadectwo pracy – forma

Świadectwo pracy musi zostać sporządzone i przekazane pracownikowi w formie pisemnej. Nie wystarczy przesłanie go w formie faksu czy maila. Dokument musi zostać podpisany przez właściciela firmy lub przełożonego. Powinien on zostać wydrukowany na obowiązującym papierze firmowym. Użyta czcionka nie powinna też zawierać pogrubień, podkreśleń, wykrzykników lub innego typu wyróżnień. Zwykle to pracownik musi odebrać świadectwo pracy od pracodawcy. Szef zobowiązany jest do przesłania dokumentu pocztą jednie wtedy, gdy odbiór osobisty nie jest możliwy, ponieważ dana osoba np. mieszka daleko od firmy lub jest chora. W takiej sytuacji świadectwo powinno zostać odpowiednio zapakowane – np. do usztywnionej koperty – aby nie uległo zagięciu czy zniszczeniu podczas doręczania.

Świadectwo pracy – treść

Zakres obowiązków powinien zostać przedstawiony na tyle dokładnie, by przyszły pracodawca miał możliwość zapoznania się z realizowanymi przez ciebie dotychczas zadaniami. Jeśli twoje obowiązki ulegały zmianom w okresie zatrudnienia, pracodawca powinien uwzględnić wszystkie te, które wykonywałeś przez dłuższy czas. Przyczyna zakończenia stosunku pracy (np. wskutek wypowiedzenia lub na mocy porozumienia stron) może znaleźć się w świadectwie pracy jedynie wówczas, gdy wyraźnie sobie tego zażyczysz. Pracodawca nie może też wpisywać informacji o dłuższych nieobecnościach w pracy, spowodowanych np. chorobą. Wyjątkiem byłyby jednak na tyle znaczne absencje, że nieuwzględnienie ich w świadectwie mogłoby spowodować jego fałszywą interpretację przez nowego pracodawcę. Przykład: Jeśli pracownica na przestrzeni 4 lat zatrudnienia przez 3 lata przebywała na urlopie wychowawczym, pracodawca ma prawo ująć tę informację w świadectwie pracy.

Wiele sformułowań

Świadectwo powinno również zawierać wszelkie typowe dla danego stanowiska stwierdzenia. Jeśli na przykład byłeś zatrudniony jako sprzedawca, a ani słowem nie wspomniano o twoim podejściu do klientów, mogłoby to sugerować, że twoje zachowanie wobec nich było nieodpowiednie! Pracodawca może sformułować świadectwo swoim własnym językiem, niekoniecznie używając tak zwanego języka świadectw pracy. Co prawda istnieje wiele powszechnie używanych sformułowań, jednak są one różnie oceniane nawet przez ekspertów. Jeśli jednak pracodawca cenił cię jako pracownika, może również zaoferować możliwość udzielenia dodatkowych informacji na twój temat nowym pracodawcom, np. drogą telefoniczną.

Świadectwo pracy – ocena osiągnięć

Do oceny wyników w pracy należą wydajność, wiedza fachowa, szczególne umiejętności i kwalifikacje pracownika (jak np. umiejętności negocjacyjne czy asertywność), jakość i tempo pracy. Zwykle można napotkać następujące sformułowania:

1. Ocena celująca:pracownik zawsze wzorowo wykonywał swoje obowiązki / zawsze byliśmy w pełni zadowoleni z wykonywanej przez niego pracy / zawsze w najlepszy możliwy sposób spełniał nasze oczekiwania / jego wyniki zawsze były doskonałe
2. Niemieckie sformułowania:Er erledigte seine Aufgaben stets zu unserer vollsten Zufriedenheit / Er hat unsere Erwartungen immer und in allerbester Weise erfüllt / Seine Leistungen waren jederzeit hervorragend.
3. Ocena bardzo dobra:pracownik zawsze bardzo dobrze wykonywał swoje obowiązki / zawsze byliśmy bardzo zadowoleni z wykonywanej przez niego pracy / zawsze bardzo dobrze spełniał nasze oczekiwania / jego wyniki zawsze były dobre
4. Niemieckie sformułowania:Er erledigte seine Aufgaben stets zu unserer vollen Zufriedenheit / Er hat unsere Erwartungen immer und in bester Weise erfüllt / Er zeigte jederzeit gute Leistungen.
5. Ocena dobra: byliśmy bardzo zadowoleni z wykonywanej przez niego pracy / pod każdym względem odpowiadał naszym oczekiwaniom / jego wyniki zawsze były zadowalające
6. Niemieckie sformułowania:Er erledigte seine Aufgaben zu unserer vollen Zufriedenheit / Er hat unseren Erwartungen in jeder Hinsicht entsprochen / Seine Leistungen waren immer zufriedenstellend.
7. Ocena dostateczna: byliśmy zadowoleni z wykonywanej przez niego pracy / odpowiadał naszym oczekiwaniom / jego wyniki były zadowalające
8. Niemieckie sformułowania:Er erledigte seine Aufgaben zu unserer Zufriedenheit / Er hat unseren Erwartungen entsprochen / Seine Leistungen waren zufriedenstellend.
9. Ocena dopuszczająca:ogólnie rzecz biorąc, byliśmy zadowoleni z wykonywanej przez niego pracy / w zasadzie odpowiadał naszym oczekiwaniom

Niemieckie sformułowania: Er erledigte seine Aufgaben im Großen und Ganzen zufriedenstellend / Er hat unseren Erwartungen im Großen und Ganzen entsprochen.

Świadectwo pracy samodzielnie sformułowane przez pracownika

Jako pracownik możesz również zaproponować szefowi, by rozważył podpisanie sporządzonego przez ciebie dokumentu. Musi on jednak pamiętać, że swoim podpisem ręczy za prawdziwość jego treści. Jeśli inny pracodawca doznałby strat w wyniku pokierowania się treścią fałszywego świadectwa, może on żądać odszkodowania od firmy, która wystawiła niezgodny z prawdą dokument. Jeżeli np. księgowy został zwolniony z powodu zdefraudowania firmowych pieniędzy, nie można napisać o nim, że był uczciwym i godnym zaufania pracownikiem.

Gdy przyszły pracodawca będzie miał trudności z wyrobieniem sobie zdania na twój temat na podstawie świadectwa pracy, może poprosić cię o zgodę na kontakt z poprzednim szefem, by móc zasięgnąć informacji u źródła.