Niektórzy pracodawcy w Niemczech żądają od swoich pracowników złożenia wniosków o urlop do końca roku kalendarzowego. Kto tego nie zrobi, jest straszony konsekwencjami. Zaplanowanie urlopu leży jednak w interesie pracownika, to on sam decyduje, kiedy i na jak długo weźmie wolne. Pracodawca nie ma na to żadnego wpływu. Kto nie złoży jednak wniosku odpowiednio wcześnie, musi liczyć się z możliwością nieotrzymania wolnego. Dotyczy to szczególnie okresów, w których wiele osób chce wziąć wolne lub okresów wakacyjnych. Jeśli pracodawca zachęcił swoich pracowników do dogadania się co do urlopu, może zostać stworzony system rankingowy. Kto będzie spóźniony i jako ostatni złoży wniosek, będzie musiał liczyć się z możliwą pracą w święta czy dni wolne.

W przedsiębiorstwach, w których funkcjonuje rada zakładowa, ma ona wpływ na planowanie urlopu pracowników. Rada zakładowa może ustalić, do kiedy należy złożyć wnioski o urlop i jak postępować w sytuacji, kiedy kilku pracowników chce wziąć wolne w tym samym okresie.

Kto mimo zalecenia pracodawcy źle rozplanuje swój urlop, musi być świadom tego, że jego pozostałe dni urlopowe przepadną z końcem roku lub najpóźniej 31 marca kolejnego roku. Wprawdzie według decyzji Trybunału Sprawiedliwości urlop w tym terminie nie zawsze automatycznie przepada. Z całą pewnością stanie się tak jednak, jeśli pracodawca wcześniej wyraźnie przypominał swoim pracownikom o tym, że powinni wybrać urlop do końca roku gdyż później ten bezpowrotnie przepadnie.