Również małe i średnie firmy są wielokrotnie poddawane takim działaniom ze strony organów śledczych, co oczywiście ma fatalny wpływ na ich wizerunek publiczny. Niezapowiedziane przeszukanie w firmie może wpłynąć na każde przedsiębiorstwo. Przeszukiwana firma powinna zatem przygotować się na taką sytuację – najlepiej z planem awaryjnym, który jest znany wszystkim pracownikom mogącym mieć kontakt z urzędnikami prowadzącymi dochodzenie. Taki plan awaryjny zawiera instrukcje dotyczące tego, jakich zasad należy przestrzegać w przypadku przeszukania oraz – co ważniejsze – którzy pracownicy są za co odpowiedzialni i kto kogo informuje.

Reaguj profesjonalnie

Zasadniczo ważne jest, aby reagować profesjonalnie i znać swoje prawa. Po pierwsze, należy zachować spokój, a przede wszystkim poprosić o czas na skontaktowanie się z prawnikiem. Warto mieć pod ręką listę adwokatów, aby wiedzieć, do kogo zadzwonić, jeśli dojdzie do najgorszego. Do czasu przybycia prawnika członek zarządu powinien zostać wyznaczony jako jedyna osoba kontaktowa dla urzędników prowadzących przeszukanie.

Ponieważ nie ma pewności, którzy z pracowników spółki będą obecni na miejscu w przypadku przeszukania, wszyscy członkowie zarządu i – w razie potrzeby – inni członkowie kadry kierowniczej powinni zostać poinformowani o regułach postępowania w razie przeszukania i kompetencjach funkcjonariuszy prowadzących dochodzenie.

Należy również zadbać o to, by każdemu śledczemu zawsze towarzyszył przedstawiciel firmy. Ponadto nie należy lekceważyć wewnętrznej komunikacji z własnymi pracownikami. Jednocześnie pracownicy bezpośrednio dotknięci działaniami związanymi z przeszukaniem powinni natychmiast wiedzieć, co muszą zrobić w takiej sytuacji.

Okazanie chęci współpracy

Ważne jest, aby wysłać przedstawicielom władz wyraźny sygnał, że chcesz i będziesz współpracować oraz dążysz do stworzenia przejrzystej sytuacji w trakcie przeszukania. Z drugiej strony, można również narazić się na odpowiedzialność karną, jeśli próbuje się ukryć lub zniszczyć dokumenty. W takich przypadkach za próbę utrudniania postępowania karnego grozi nawet kara pozbawienia wolności.

Przedsiębiorstwa nie powinny się jednak obawiać dochodzenia swoich praw przed śledczymi. Firmy nie mogą dobrowolnie przekazywać niektórych dokumentów, takich jak akta osobowe lub poufne dokumenty biznesowe. Muszą wtedy nalegać na formalny nakaz sądowy, nawet jeśli oznacza to więcej papierkowej pracy dla organów śledczych.

Sprawdź nakaz przeszukania

Nakaz przeszukania należy zawsze dokładnie przeanalizować – w szczególności w celu upewnienia się, że formalności prawne zostały dopełnione lub właściwie ujęte w dokumencie. Obejmuje to upewnienie się, że nakaz został podpisany przez sędziego i że przeszukiwana spółka jest faktycznie jego adresatem, a nie jedynie spółką zależną. Nakaz przeszukania określa również materialny i przestrzenny zakres upoważnienia do przeszukania, tj. co śledczy mogą, a czego nie mogą przeszukać i w jakich pomieszczeniach.

Od nakazu przeszukania można złożyć odwołanie. Aby podjąć działania przeciwko nakazowi przeszukania wydanemu przez prokuraturę i jej organa śledcze, można złożyć wniosek o wydanie decyzji przez sąd. Spółki mogą również podejmować działania prawne przeciwko nieuzasadnionym zajęciom. Przeszukania często odbywają się jednocześnie w siedzibie firmy, w prywatnych mieszkaniach, ewentualnie również w biurze doradcy podatkowego. Nie jest wówczas łatwo utrzymać kontrolę nad tym, kto i w jaki sposób ma być zaangażowany w działania śledcze oraz które dokumenty mają zostać zajęte w danym miejscu. Dlatego ważne jest, aby określić jasny zakres odpowiedzialności co do tego, kto z pracowników firmy całościowo będzie koordynować proces przeszukania.

Domagaj się protokołu

To, co śledczy ostatecznie zabierają – zarówno z samej firmy, jak i z prywatnych mieszkań menedżerów lub doradców podatkowych – powinno być zawsze skrupulatnie zaprotokołowane. Śledczy są zobowiązani do sporządzenia na wniosek osoby zainteresowanej odpowiedniego protokołu, który musi opisywać powód przeszukania i przedmioty zatrzymane. Ponadto spółka powinna nalegać na możliwość sporządzenia dla siebie kopii konfiskowanych dokumentów.

Czasami firmy wiedzą z wyprzedzeniem, że doniesienie o popełnieniu przestępstwa może prowadzić do akcji przeszukania. W takich przypadkach mogą one podjąć działania zapobiegawcze i złożyć oświadczenie o obronie do właściwej prokuratury za pośrednictwem swojego prawnika.

W pewnych okolicznościach może to pomóc uniknąć dochodzeń i przeszukań, a tym samym chronić dobrą reputację przedsiębiorstwa.

Lista kontrolna: na co należy zwrócić uwagę podczas przeszukania?

• Niezwłocznie poinformuj kierownictwo firmy o przybyciu śledczych.
• Natychmiast skonsultuj się z prawnikiem.
• Zasygnalizuj chęć współpracy.
• Nigdy nie próbuj doprowadzić do zniknięcia dokumentów.
• Sprawdź nakaz przeszukania pod kątem zgodności z wymogami prawnymi.
• Przekaż tylko to, co jest objęte nakazem przeszukania.
• Zrób kopie skonfiskowanych dokumentów.
• Po zakończeniu przeszukania należy sporządzić protokół zawierający opis przesłanek do jego przeprowadzenia oraz listę zatrzymanych przedmiotów.
• Wnieś sprzeciw wobec nieuzasadnionych konfiskat, a w razie potrzeby zaskarż je w sądzie.