Jak szczegółowe musi być rozliczenie umowy bazującej na stawce godzinowej? Zostało to niedawno rozstrzygnięte przez Federalny Trybunał Sprawiedliwości (BGH) w Karlsruhe, który wydał orzeczenie w tej sprawie. O co dokładnie chodziło? Malarz otrzymał zlecenie od klienta na pomalowanie 15 domów szeregowych. Jego stawka godzinowa wynosiła 38 euro netto. Po zakończeniu zlecenia wystawił on fakturę końcową. Wyszczególnił w niej godziny spędzone na poszczególnych pracach w domach.

Ponieważ klient zapłacił już część kwoty we wcześniejszej fakturze cząstkowej, rzemieślnik wystawił fakturę końcową na kwotę ok. 28 000 euro. Klient nie zapłacił tych pieniędzy. Zgodnie z jego uzasadnieniem malarz nie przedstawił jasnego zestawienia wykonanych prac, z którego można by wywnioskować, kto wykonywał jaką czynność w danym czasie. Wówczas rzemieślnik skierował sprawę do sądu. Nie udało mu się przed Sądem Okręgowym (Landesgericht) i Wyższym Sądem Krajowym (Oberlandesgericht) w Monachium, rację przyznał mu jednak Federalny Trybunał Sprawiedliwości, który powołał się na swoje utrwalone orzecznictwo, zgodnie z którym przedsiębiorca musi jedynie wyjaśnić i – w razie potrzeby – udowodnić, ile godzin poświęcono na świadczenie usług i według jakich stawek godzinowych. Nie jest konieczne przypisywanie zafakturowanych godzin do poszczególnych czynności.

Według Trybunału takie przyporządkowanie może być pomocne, ale nie jest niezbędne do udokumentowania danego nakładu czasu. Sprawa nie została jeszcze zamknięta. Federalny Trybunał Sprawiedliwości skierował ją do Wyższego Sądu Krajowego w celu ponownego rozpatrzenia (wyrok BGH z dnia 1 lutego 2023, sygn. akt: VII ZR 882/21).

W jakich sytuacjach rzemieślnicy muszą wyszczególniać zakres prac na fakturach?

Wyrok nie zawiera generalnego stanowiska co do tego, czy i w jakim zakresie na fakturze musi zostać wyszczególniony zakres prac. Dzieje się tak, ponieważ rzemieślnicy mogą być zobowiązani przez klienta do wystawienia szczegółowej faktury. Jeśli klientowi przysługują pewne formy uprzywilejowania podatkowego, takie jak dodatek remontowy Handwerkerbonus, może on generalnie zażądać od rzemieślnika wystawienia faktury z rozbiciem na wynagrodzenie i materiały, nawet bez wcześniejszych uzgodnień w tej sprawie – wyjaśnia prawnik Antonio Camillo Schäfer z kancelarii Rödl & Partner. – Taki wykaz nie wymaga jednak dokładnego określenia czasu realizacji poszczególnych etapów prac. O ile nie uzgodniono inaczej, należy jedynie określić całkowitą liczbę godzin dla danej kategorii czynności. 

Zgodnie z wcześniejszym orzecznictwem wcześniejsze porozumienie z klientem nie jest wprawdzie konieczne, ale w praktyce zalecane w celu uniknięcia nieporozumień. Niemniej jednak, nawet bez takiego uzgodnienia, drugorzędnym obowiązkiem przedsiębiorcy jest umożliwienie klientowi otrzymania szczegółowej faktury, jeśli pozwala mu to ubiegać się o korzyści podatkowe. – Klient ma również prawo nie zapłacić, dopóki nie otrzyma odpowiedniej faktury od rzemieślnika – wyjaśnia Schäfer.

W jaki sposób rzemieślnicy mogą rozpisać zakres czynności na fakturze?

Rzemieślnicy często wymieniają konkretną liczbę godzin z jednej strony i konkretne koszty materiałów z drugiej. Jednak rzemieślnik może również przedstawić podział procentowy. Wówczas wpisuje on na fakturze, jaki procent całkowitej kwoty stanowi wynagrodzenie, a jaki materiały.

Co musi zawierać faktura wystawiona przez rzemieślnika?

W tej kwestii decydującą rolę odgrywa całkowita kwota faktury. Jeśli całkowita kwota faktury nie przekracza 250 euro, wystarczą następujące dane:

• pełna nazwa i adres przedsiębiorcy świadczącego usługę,
• data wystawienia faktury,
• ilość i rodzaj dostarczonych towarów lub zakres i rodzaj innych zrealizowanych usług,
• wynagrodzenie oraz kwota podatku należnego z tytułu dostawy lub wykonania innej usługi w postaci sumy z podaniem obowiązującej stawki podatku lub – w przypadku zwolnienia z podatku – informacja, że dostawa lub wykonanie innej usługi są zwolnione z podatku.

Jeśli całkowita kwota przekracza 250 euro, należy również podać następujące dane:

• numer identyfikacji podatkowej (Steuernummer) lub numer podatkowy VAT UE (Umsatzsteuer-ID) nadany przedsiębiorcy przez urząd skarbowy,
• numer faktury,
• datę realizacji dostawy lub wykonania innych usług,
• wynagrodzenie za dostawę lub inną usługę, w podziale według stawek podatkowych i indywidualnych zwolnień podatkowych, a także wszelkie uzgodnione wcześniej pomniejszenia wynagrodzenia, o ile nie zostały one jeszcze odzwierciedlone w wynagrodzeniu,
• ewentualne obowiązki przechowywania dokumentacji ciążące na usługobiorcy.

W praktyce najbezpieczniejszym sposobem dla rzemieślników jest wystawianie wszystkim swoim klientom jednolitej faktury zawierającej wszystkie powyższe informacje.