Kontrole stanu inwentarza i wynikające z tego raporty były już przedmiotem aktualnych innowacji w systemie sprawozdawczości. Z dniem 1 stycznia 2017 różnice w zgłoszeniach pracodawców i stanie informacji, jakie posiadają kasy chorych, będą weryfikowane z osobami kontaktowymi w przedsiębiorstwach. Następnie zgłoszenie będzie mogło zostać zmienione przez kasę chorych, przy czym obligatoryjne będzie ponowne przekazanie tej informacji pracodawcy, aby stan w obu rejestrach był zgodny.

Numer przedsiębiorstwa jako kryterium

Od dawien dawna w sferze ubezpieczeń społecznych porządek nadają przypisane przedsiębiorstwom numery, które służą jednoznacznej identyfikacji danego pracodawcy. Aczkolwiek numery te nie są uregulowane prawnie. Wszelkie regulacje były dotychczas zawarte w okólniku dotyczącym wspólnych procedur zgłaszania. Wraz z aktualnymi zmianami wejdą w życie przepisy dotyczące upoważnień do przekazywania, przetwarzania i wykorzystywania danych związanych z przedsiębiorstwami. Przy czym praktykowany dotychczas podział przedsiębiorstw zatrudniających pozostanie w użyciu. Przedsiębiorstwo zatrudniające to wyodrębniona według granic gminy i obszaru działalności gospodarczej jednostka, w której osoby zatrudnione pracują dla danego przedsiębiorcy. Dla przedsiębiorstw zatrudniających, które znajdują się w różnych gminach i mają inny zakres działalności gospodarczej, obowiązują odrębne numery.

Numer nadawcy

Nowością będzie wprowadzenie numeru nadawcy. Generalnie numer nadawcy to nic innego, jak numer przedsiębiorstwa. Jednak w przypadku, kiedy dane przedsiębiorstwo korzysta nie tylko z programu obliczania płac, na przykład gdy członkowie zarządu rozliczani są oddzielnie od reszty personelu – konieczne są różne kryteria porządkowe, aby poprawnie odesłać informacje zwrotne wynikające z procedury dialogu. Dodatkowy numer, czyli numer nadawcy, ma przybrać postać alfanumerycznego ciągu cyfr.

Numer podmiotu wypłacającego

Pracodawca, który wypłaca świadczenia swoim byłym pracownikom, jako podmiot wypłacający potrzebuje odrębnego systemu. Tzw. numery podmiotów wypłacających były dotychczas wydawane przez Federalne Zrzeszenie AOK. To zadanie w przyszłości zostanie przejęte przez Stowarzyszenie Powszechnych Kas Chorych. W samym procesie nie będzie żadnych zmian, podanie o przyznanie numeru należy złożyć we właściwej kasie chorych.

Numer przedsiębiorcy w Branżowej Kasie Ubezpieczeń Społecznych

Spójny i przejrzysty system numerów dla przedsiębiorców ma stopniowo zastępować dotychczasowe numery członkowskie poszczególnych branżowych kas ubezpieczeń społecznych. Na początek Zakład Ubezpieczeń od Następstw Nieszczęśliwych Wypadków zostanie zobowiązany tylko do złożenia projektu, który w późniejszym czasie będzie mógł służyć jako podstawa do prawnego ukształtowania.

Komputerowe wnioski o A1

Nowy będzie również elektroniczny system składania podań o zaświadczenia A1, konieczne w przypadku wydelegowania pracowników do innego kraju UE. Pracodawca będzie mógł elektronicznie, w powszechny już sposób, złożyć wniosek o wystawienie druku A1 dla pracownika we właściwej kasie chorych i również drogą elektroniczną otrzyma to zaświadczenie w ciągu trzech dni roboczych, aby następnie przekazać je pracownikowi. Co więcej, za pomocą systemu Stowarzyszenia Powszechnych Kas Chorych przedsiębiorstwa będą miały możliwość złożenia wniosku o uznanie obowiązywania prawa kraju pochodzenia dla pracownika, który zostaje wydelegowany na dłużej niż dwa lata. Jedynie oświadczenie pracownika, że obowiązywanie prawa jego kraju pochodzenia za granicą będzie dla niego korzystne, również w przyszłości będzie wymagało przesłania w formie pisemnej. Procedura składania wniosków ma być możliwa już od 1 stycznia 2017, ale dopiero od 1 stycznia 2019 stanie się obowiązkowa dla przedsiębiorstw. Kasy chorych komputerowy system wnioskowania o A1 muszą oferować już od 2017 roku.

Procedury zgłaszania podmiotów wypłacających

Proces zgłaszania podmiotów wypłacających jest obowiązkowy od roku 2011 w ramach przekazywania danych. W międzyczasie okazało się, że jest on bardzo obszerny, co wynika między innymi z obowiązku zgłaszania informacji o zakresie płacenia składek na świadczenia. Zgłoszenie tzw. maksymalnego świadczenia wymagającego opłacania składek będzie w przyszłości przekazywane tylko wtedy, gdy suma renty i emerytury razem przekroczy kwotę będącą podstawą do obliczenia składki.

W razie pytań zapraszamy na
www.smuda-consulting.com
lub telefonicznie
0048 / 77 403 24 26