Zgłoszenia można dokonać telefonicznie lub pisemnie za pośrednictwem poczty elektronicznej. Teoretycznie możliwa jest również wiadomość za pośrednictwem WhatsApp, jeśli pracodawca akceptuje ten rodzaj komunikacji. Oznacza to, że firma powinna zostać poinformowana o nieobecności tak wcześnie, jak to możliwe. Pracownicy muszą również podać szacowany czas nieobecności. Informacje te można też przekazać później, np. po wizycie u lekarza, najpóźniej jednak czwartego dnia kalendarzowego pracownicy muszą przedłożyć pracodawcy zaświadczenie o niezdolności do pracy.

Ale czy pracodawca dla pewności może zlecić sprawdzenie zaświadczenia o niezdolności do pracy, jeśli istnieją wątpliwości co do faktycznego stanu zdrowia pracownika?

Tak, jest to możliwe. W przypadku pracowników objętych ustawowym ubezpieczeniem zdrowotnym pracodawca może się zwrócić do kasy chorych o uzyskanie opinii biegłego lekarza w celu weryfikacji niezdolności do pracy swojego pracownika. Jest to uregulowane prawnie.

Czy szef może zapytać o powód zwolnienia lekarskiego?

Zasadniczo szef może zapytać o powód zwolnienia lekarskiego, a więc niezdolności do pracy. Pracownicy nie muszą jednak udzielać żadnych informacji. Podlega to ochronie prywatności. Pracownik może zatem sam zdecydować, czy chce poinformować o tym pracodawcę. Jeśli pracownik nie udzieli odpowiedzi, nie może z tego powodu ponosić żadnych negatywnych konsekwencji.

Badanie jest możliwe w przypadku częstych zachorowań

Nie można jednak zlecić badania przez biegłego lekarza ot tak, kiedy pracodawca ma na to ochotę. Pracodawca musi mieć uzasadnione wątpliwości co do niezdolności do pracy pracownika. Weryfikacja jest możliwa dopiero w przypadkach, jeśli pracownik jest wyraźnie często niezdolny do pracy lub wielokrotnie przez krótkie okresy czasu, a niezdolność do pracy często przypada na poniedziałek lub piątek lub zaczyna się w takie dni. Wątpliwości może budzić również samo zaświadczenie o niezdolności do pracy, kiedy jest np. wydawane z mocą wsteczną lub na bardzo długi okres.

Zwolnienie lekarskie – takie zachowania budzą wątpliwości

Jeśli pracownicy zachowują się w sposób podejrzany w związku ze swoim zwolnieniem lekarskim, może to również uzasadniać jego weryfikację. Na przykład jeśli pracownik przedłoży zaświadczenie natychmiast po złożeniu przez siebie wypowiedzenia, a choroba trwa dokładnie do końca okresu wypowiedzenia, pracodawca ma prawo uznać, że zachowanie jest celowe, a choroba jest zwykłą „przykrywką”. To samo dotyczy sytuacji, w której pracownik z wyprzedzeniem poinformował o późniejszej chorobie. Brzmi to absurdalnie, jednak takie przypadki mają miejsce. Zdarzają się pracownicy, którzy „zachorowali” w odpowiedzi np. na nieautoryzowany urlop albo po kłótni z przełożonym. Takie zachowanie budzi wątpliwości. Podejrzane są również skumulowane zaświadczenia o niezdolności do pracy. Zwłaszcza jeśli pracownik przedkłada je bezpośrednio po urlopie lub bezpośrednio przed jego rozpoczęciem.

Lekarz zakładowy nie może zweryfikować niezdolności do pracy w Niemczech

Zadaniem lekarzy zakładowych nie jest sprawdzanie niezdolności pracowników do pracy, chociaż takie przypadki często się zdarzają. Odpowiedzialna za to jest służba zdrowia, a dokładnie biegły lekarz powołany przez kasę chorych (w której ubezpieczony jest pracownik). Przeprowadza on kontrolę i informuje ubezpieczyciela pracownika oraz lekarza prowadzącego o jej wyniku. 

Pracodawca jest informowany o wyniku tylko wtedy, gdy ocena służby zdrowia różni się od oceny lekarza prowadzącego pracownika. Sama choroba i przyczyna zwolnienia w dalszym ciągu podlega tajemnicy lekarskiej i lekarz w żaden sposób nie zdradza jej pracodawcy. Jest on informowany jedynie o zdolności lub niezdolności pracownika.

Spór o wynagrodzenie w sądzie

Weryfikacja niezdolności pracownika do pracy może odbywać się również w sposób pośredni. Na przykład jeśli pracodawca po prostu odmówi dalszego wypłacania wynagrodzenia, ponieważ uważa, że pracownik symuluje. Jeśli wówczas pracownik wystąpi do sądu z roszczeniem o wynagrodzenie, sąd zbada, czy pracownik rzeczywiście jest niezdolny do pracy. Może być wtedy konieczne, aby pracownik zwolnił lekarza prowadzącego z obowiązku zachowania poufności i tajemnicy lekarskiej, a lekarz jest następnie przesłuchany jako biegły sądowy na temat stanu zdrowia pracownika.